Jelaskan hal hal yang harus diperhatikan dalam format surat berbahasa Inggris

Surat undangan adalah surat yang ditulis untuk mengundang orang ke acara tertentu. Surat undangan merupakan salah satu contoh surat dinas. Dalam penulisannya, perlu diperhatikan beberapa hal-hal, yaitu sebagai berikut.

1. Penulisan nama penerima harus tepat. Selain itu, harus diperhatikan juga gelar yang tersemat dalam nama penerima. Terkait dengan kesopanan, sebelum nama didahului kata sapaan seperti Bapak/Ibu/Saudara. Apabila jabatan yang dicantumkan, maka sapaan tersebut tidak perlu dicantumkan.
2. Menggunakan bahasa yang formal, artinya bahasa yang digunakan dalam surat undangan adalah bahasa yang baku.
3. Memiliki maksud undangan yang jelas. Dalam hal ini, tempat, waktu, dan acaranya tercantum dengan jelas dan harus tepat.

Dengan demikian, hal-hal yang harus diperhatikan sebelum menulis surat undangan adalah nama penerima harus tepat, penggunaan bahasa formal, dan maksud undangan yang jelas.

Meskipun sekarang ini komunikasi lebih kerap menggunakan email, instant messenger, social media dan platform online lainnya, namun penggunaan surat masih tetap relevan. Untuk itulah, Anda juga harus tahu bagaimana caranya menulis sebuah surat.

Menulis surat tentu memiliki beberapa kaidah yang harus diikuti, terlebih jika surat yang ditulis berbahasa Inggris.  Polite letter in English umumnya digunakan dalam kesempatan formal, seperti surat pengaduan komplain pelanggan, melamar pekerjaan, mengajukan penawaran kerja sama dan sebagainya. Umumnya, surat tersebut dikenal dengan formal letter.

Ada beberapa pakem yang harus diikuti ketika membuat formal letter, mulai dari lay out, tone dan juga gaya bahasa. Bagaimana memulai kata-kata dalam surat dan bahasa penutupnya juga sangat penting untuk diperhatikan.

Rules dalam Menulis Polite Letter

Apapun alasan Anda menulis sebuah surat berbahasa Inggris, Anda harus bisa menciptakan impression yang tepat. Sama halnya seperti saat Anda berpakaian rapi saat menghadiri acara spesial, maka Anda pun juga harus melakukan hal yang sama pada bahasa dalam surat. Ada sejumlah rules yang harusnya diikuti untuk memulai sebuah polite letter in English, berikut diantaranya.

Satu hal yang penting untuk diketahui dalam membuat sebuah surat terlebih jika menggunakan bahasa yang formal, ialah layout atau struktur yang akan digunakan. Dalam penulisan surat, terutama secara formal, Anda harus memulainya dengan menuliskan alamat lengkap Anda. Anda bisa meletakkannya di di bagian kanan atas pada halaman surat.

Selanjutnya di bagian bawahnya setelah spasi, tuliskan tanggal pembuatan dari surat tersebut. Jangan lupa penulisan bulan ditulis dengan huruf. Selain alamat Anda sendiri, Anda juga harus menuliskan nama dan alamat lengkap penerima surat di bagian sebelah kiri halaman.

Bagaimana cara Anda mengawali penulisan surat menjadi bagian yang tak kalah penting. Kebanyakan surat formal dalam bahasa Inggris, akan diawali dengan kata “Dear” baru kemudian diikuti dengan nama lengkap penerima surat yang Anda tuju. Seperti “Dear Mrs. White,” atau “Dear Mr. Ryan Johnson,”.

Anda juga bisa menggunakan nama depan diikuti nama keluarga atau nama belakang, bisa juga menggunakan tittle yang dimiliki oleh penerima surat tersebut dan diikuti nama belakangnya. Namun jika Anda tak mengetahui pasti nama penerima surat tersebut Anda bisa menggunakan “Dear Madam/Sir,” jangan sampai lupa menambahkan tanda baca koma.

Jika penerima Anda adalah seorang wanita, namun Anda tidak tahu apakah dia menggunakan Mrs. atau Miss. Maka Anda bisa menggunakan Ms. yang bisa Anda gunakan baik untuk wanita yang sudah menikah ataupun masih single.

Kalimat pembuka dalam surat tersebut harus dibuat dengan jelas dan tidak berputar-putar, terutama tujuan dari pembuatan surat tersebut. Misalnya saja kalimat seperti ‘I would like to apply for the position of …’ (Saya ingin mengajukan lamaran kerja untuk posisi…).

Surat berbahasa Inggris yang Anda buat, sebagaimana kata pembuka yang harus jelas dan to the point, maka begitu juga dengan isinya. Terkadang menemukan isi atau tone dalam penulisan surat agar sesuai terkadang memang tidak mudah. Isi dari surat tersebut harus tegas dan jelas namun juga tetap menjaga adab kesopanan di saat yang sama.

Di sebuah surat yang ditujukan untuk kesempatan yang lebih formal, maka isi dari surat tersebut haruslah seperti ditujukan untuk kepentingan bisnis. Karenanya, hindari penggunaan bahasa yang terlihat terlalu kasual atau chatty.

Jangan lupa pertimbangkan tentang tujuan dari surat tersebut dipergunakan untuk apa. Dengan begitu Anda perlu memasukan berbagai detail yang relevan untuk membantu penerima surat memahami isi surat yang Anda kirimkan. Misalnya saja.

• • Jika surat ditujuakan untuk melamar sebuah pekerjaan, maka masukan detail yang diminta secara spesifik. Sekaligus, mengapa Anda sangat cocok untuk posisi yang sedang ditawarkan.
  • Jika surat ditujukan untuk komplain, masukan penjelasan secara singkat tentang apa yang melatari Anda mengajukan komplain, termasuk nama, tanggal dan lokasi kejadian jika memungkinkan.

Pastikan setiap poin yang Anda sampaikan dalam surat tersebut di dipisah dengan paragraf. Agar tulisan pada surat tersebut tidak terlihat menumpuk dan menyulitkan penerima untuk memahami isi surat saat membacanya. Misalnya.

Sebelum Anda mengakhiri surat berbahasa Inggris yang Anda tulis, pastikan bahwa Anda telah menyuguhkan isi dan permintaan yang jelas untuk penerima surat tersebut. Jika Anda membuat surat yang berisi komplain, maka jelaskan bahwa ekspektasi seperti apa yang Anda harapkan dari penerima surat tersebut.

Namun, jika Anda surat yang ditulis berupa surat lamaran pekerjaan, maka akhiri dengan kesan yang positif. Katakan juga bahwa Anda ingin sekali mendengar berita bagus dari mereka. Untuk kata penutup untuk surat berbahasa Inggris, ini sebetulnya sangat tergantung dari bagaimana Anda mengawali surat Anda.

Jika Anda menuliskan nama penerima dengan jelas, maka akhiri dengan ‘Yours sincerely’(dengan hormat).  Namun jika Anda tidak menuliskan nama penerima secara jelas, misalnya Anda hanya menggunakan ’Madam/Sir’ (ibu/bapak), maka Anda bisa menggunakan kata penutup ‘ Yours faithfully” (salam sejahtera).

Singkatan dalam Surat

Ada beberapa singkatan yang umum digunakan dalam surat berbahasa Inggris, berikut diantaranya.

• Asap = As soon as possible (sesegera mungkin)
• Cc = Carbon copy, ketika Anda mengirim salinan surat ke lebih dari satu orang, singkatan ini digunakan untuk memberi tahu mereka)
• = Enclosure (lampiran), digunakan jika Anda menyertakan dokumen lainnya dalam surat yang Anda kirimkan.
• Pp = per procurationem, frasa latin yang berarti Anda menandatangani surat atas nama orang lain, hal ini dilakukan ketika seseorang tidak ada di tempat untuk menandatangani surat tersebut sendiri, dan lain sebagainya.
• Ps = postscript. Digunakan ketika Anda ingin menambahkan sesuatu setelah Anda selesai dan menandatangani surat tersebut.
• Pto (informal) = please turn over (tolong balik). Hal ini untuk memastikan bahwa penerima surat tahu bahwa surat tersebut berlanjut di sisi lain halaman.
• RSVP = please reply (harap balas).

Tips Menulis Polite Letter in English

Jika Anda ingin menulis sebuah surat dengan bahasa yang formal ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa tips untuk menulis surat dalam bahasa Inggris, diantaranya.

1. Tentukan jenis surat yang ingin ditulis

Surat formal pastinya memiliki sender (pengirim) dan recipient (penerima) atau seseorang yang menerima surat tersebut. Pengirim dan penerima surat bisa jadi perorangan ataupun perusahaan. Berdasarkan tujuan dari surat yang dikirimkan, ada beberapa jenis surat yang perlu diketahui, diantaranya.

Letter of complaint (surat komplain): Surat formal yang satu ini ditulis oleh seseorang (bisa juga sebuah perusahaan) yang merasa kurang puas dengan produk ataupun layanan yang diberikan oleh sebuah perusahaan tertentu. Ketika menulis surat komplain, sangat penting untuk tetap menjaga nada tulisan tetap sopan, walaupun mungkin Anda merasa sangat kecewa dan punya banyak komplain yang hendak disampaikan.

Letter of inquiry (surat pertanyaan): Surat formal jenis ini biasanya ditulis oleh seseorang yang memiliki pertanyaan tentang aktivitas perusahaan lain. Jika Anda ingin menuliskan surat jenis ini, maka Anda harus mengumpulkan banyak informasi yang relevan terlebih dahulu sebelum mulai menulis surat tersebut. Kemudian memilih poin yang paling penting untuk dirangkum dalam surat.

Cover letters (surat pengantar): Umumnya, surat ini ditulis oleh seseorang yang ingin melamar pekerjaan. Biasanya surat ini disertakan bersama resume dan dokumen pendukung lainnya. Sebuah  cover letter yang baik bahkan bisa membuat Anda mendapatkan pekerjaan yang diinginkan. Namun, banyak yang kerap membuat kesalahan saat menulis cover letters, misalnya menuliskan sesuatu yang berlebihan agar bisa membuat penerima surat yang membacanya terkesan.

Adjustment letters (surat balasan dari komplain): Surat jenis ini digunakan sebagai balasan dari surat komplain yang telah diterima. Menulis surat jenis ini bisa sedikit trciky, karena penerima surat umumnya seorang pelanggan yang memang sudah kecewa dan berharap bisa segera mendapatkan solusi dari masalah yang dihadapi.

Order letters (surat pesanan): Jenis surat ini biasanya dikirimkan untuk memesan sesuatu ke sebuah perusahaan. Surat ini harus memiliki informasi yang jelas, sehingga Anda perlu melakukan pemeriksaan ulang semua isi dan tulisannya sebelum mengirimkannya. Bahasa yang digunakan juga harus tepat dan akurat, sehingga alangkah lebih baik jika menggunakan bahasa yang simpel dan jelas. Kalimat yang terlalu panjang bisa membuatnya sulit dipahami penerima surat tersebut.

Selain beberapa jenis surat diatas, ada beberapa situasi yang mengharuskan seseorang untuk menulis surat dengan bahasa yang formal. Misalnya saja seperti,

• • Surat ajakan untuk membeli produk atau layanan yang ditawarkan.
  • Surat rekomendasi untuk mempromosikan karyawan agar memperoleh pekerjaan.
  • Surat pengunduran diri dan banyak lagi.

Apapun jenis surat yang ingin Anda buat, pastikan untuk mengetahui peruntukannya agar tidak keliru dan salah kaprah.

Setelah Anda memutuskan ingin menulis surat untuk apa, sangat penting untuk menentukan outline-nya terlebih dulu sebelum mulai menulis surat. Jika tidak, Anda bisa menghabiskan banyak waktu dan surat tak akan selesai dengan cepat. Namun, jika Anda sudah membuat rencana tulisan, maka surat yang ingin ditulis bisa selesai lebih cepat dan minim kesalahan.

Karena itu, mulailah dengan mengumpulkan semua informasi  yang dibutuhkan untuk menulis surat tersebut. Misalya saja, Anda ingin menulis surat komplain, maka Anda harus tahu apa masalah mendasarnya dan apa solusi yang Anda harapkan dengan tulisan surat tersebut. Begitu juga jika Anda ingin menulis surat pesanan, maka setiap informasi harus diberikan secara lebih detail.

1. Gunakan layout dan salutation yang benar

Dalam surat formal berbahasa Inggris, ada beberapa rules yang harus diikuti terlebih soal layout tulisan. Mulailah dengan alamat Anda sebagai pengirim, bisa di kanan atau di bagian kiri atas halaman surat. Tak perlu memasukkan nama Anda, karena nanti akan dituliskan di bagian akhir surat.

Selanjutnya, tuliskan tanggal di bawah alamat dengan jeda satu baris kosong. Jika Anda menulis surat untuk perusahaan Amerika, maka gunakan format tanggal yang digunakan di sana. Yakni, bulan, tanggal, tahun. Di baris selanjutnya, tuliskan nama, jabatan, alamat dan tittle dari penerima surat.

Selanjutnya, Anda juga harus memulai surat dengan salutation (salam) yang tepat tergantung apakah Anda mengenal penerima surat tersebut atau tidak.  Untuk American English, biasanya menggunakan tanda titik dua (:) setelah salam untuk surat formal. Sementara di British English, umumnya menggunakan tanda koma (,) setelah salam.

1. Gunakan Kosakata Sesuai Jenis Surat

Sesuai dengan jenis surat yang ditulis, ada beberapa kalimat dan frasa yang bisa Anda gunakan. Berikut diantaranya.

Letters of complaint (surat komplain):

• • I am writing to complain about… (saya menulis surat ini untuk mengajukan komplain tentang…)
  • As you can imagine, I was quite upset when… (Seperti yang bisa Anda bayangkan, saya sangat kecewa ketika…)

Letters of inquiry (surat pertanyaan):

• • I would be appreciative if you could help me find out… (Saya akan sangat mengapresiasi jika Anda berkenan menolong saya untuk mencari tahu tentang…)
  • Could you tell me whether… (Bisakah Anda memberi tahu saya tentang…)

Cover letters (surat pengantar):

• • I would like to apply for the position of… (Saya ingin mengajukan diri untuk posisi…)
  • I am currently employed by… (Saat ini saya sedang bekerja di…)

Adjustment letters (surat balasan):

• • We sincerely apologize for… (Kami dengan tulus memohon maaf untuk…)
  • To prevent this from happening again,… (Untuk mencegah hal ini terulang kembali,…)

Order letters (surat pesanan):

• • We would like to place an order for… (Kami ingin mengajukan pesanan untuk…)
  • Could you please confirm the prices for… (Bisakah Anda mengkonfirmasi harga dari…)

1. Periksa Kembali Ejaan dan Tanda Baca

Ketika menulis surat, apalagi dalam bahasa Inggris, ejaan yang baik dan benar sangatlah penting. Jika memungkinkan gunakan tools khusus untuk membantu Anda mengkoreksi ejaan di tulisan surat tersebut. Pastikan, tidak ada kesalahan ejaan dan penulisan di surat yang Anda buat.

Apalagi jika Anda ingin mengirimkan surat lamaran pekerjaan (cover letter) maka Anda harus tahu betul perusahaan yang yang Anda tuju menggunakan bahasa Inggris dengan ejaan British atau American. Ini karena ada banyak kata yang memiliki ejaan yang berbeda. Sehingga setiap kata yang digunakan bisa mempengaruhi makna surat yang Anda buat.

Selain itu, penggunaan punctuation atau tanda baca juga perlu diperhatikan. Seperti misalnya saja lupa meletakan tanda baca koma (,) di tengah kalimat. Terlalu banyak menambahkan spasi yang kurang perlu atau bahkan lupa menambahkannya. Ditambah lagi penggunaan tanda baca yang menyerupai emoticon tertentu juga kurang baik untuk digunakan dalam surat formal.

1. Periksa Grammar dengan Detail

Kesalahan grammar bisa membuat semuanya jadi kacau. Karenanya, Anda harus mempelajarinya sebisa mungkin. Hal ini sangat penting, karena kesalahan tersebut bisa sangat berpengaruh pada respon penerima surat.

Misalnya saja jika Anda ingin melamar pekerjaan, penulisan surat dengan banyak kesalahan grammar tentu akan membuat mereka berpikir ulang untuk merekrut Anda di perusahaan mereka. Itulah sebabnya, lakukan pemeriksaan dua kali pada surat yang Anda tulis sebelum mengirimkannya.

Demikian tadi beberapa tips dalam menulis polite letter in English. Semoga bisa memberikan sedikit gambaran tentang bagaimana menulis surat dalam bahasa Inggris dan apa saja yang perlu diperhatikan.