Jabarkan yang dimaksud transaksi pengeluaran kas

Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang secara detail. Perlu dipastikan apakah pengeluaran kas telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan operasional yang tercatat dalam jurnal akuntansi atau pembukuan perusahaan.

Bukti-bukti pengeluaran kas perusahaan yang telah diidentifikasi kemudian dicatat di dalam suatu jurnal akuntansi dan sudah di catat dalam pos-pos akun atau chart of account. Jurnal tersebut merupakan media atau buku yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi berdasarkan urutan waktu atau kronologis transaksi.

Jurnal merupakan catatan pertama setelah adanya bukti transaksi sebelum dilakukan pencatatan dalam buku besar sehingga jurnal sering dikatakan sebagai catatan kas (book of original entry).

Pengertian Pengeluaran Kas

Pengertian pengeluaran kas menurut para ahli merujuk pada tujuan yang sama. Misalnya menurut Mujilan (2012) menerangkan bahwa pengeluaran kas adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa ke entitas-entitas lain, dan pengumpulan pembayaran-pembayaran.

Selanjutnya menurut Romney (2016), merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait secara terus menerus, yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Pengeluaran kas dalam akuntansi bisnis meliputi empat aktivitas dasar, yaitu memesan, menerima, menyetujui faktur pemasok, dan pengeluaran kas. Pemesan dan penerimaan berkaitan dengan bahan baku, perlengkapan, mupun jasa.

Mulyadi (200) secara khusus menyebutkan bahwa pengeluaran ini ditujukan untuk membiayai operasi perusahaan dan membayar hutang yang timbul dari pembelian barang dan jasa.

Prosedur Pengeluaran Kas

Untuk memahami akuntansi dasar, maka perlu bagi setiap pebisnis mengetahui prosedur pengeluaran kas. Dalam konsep dasar akuntansi, hal ini dapat dilakukan dengan dua metode yakni dengan cek dan dana kas kecil.

Pengeluaran kas dalam perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan cek untuk menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerima dan memungkinkan dilibatkannya pihak luar seperti bank untuk turut serta mengawasi kas perusahaan.

Sedangkan dana kas kecil merupakan pengeluaran yang wajib dilakukan dengan cepat dan dapat dilakukan dari dana kas kecil.

Baca Juga : Pengertian Lengkap Debit dan Kredit dalam Akuntansi

Prosedur ini sendiri dapat dilakukan dengan beberapa tahapan berikut ini:

• Kasir menerima kwitansi dari pemasok yang dicocokkan dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayarannya.

• Kasir menyiapkan Bukti Bank Keluar (BBK) dalam rangkap dua dan cek/giro dan menyampaikan kepada bidang keuangan bersama dengan kuitansi dan invoice..

• Bidang Keuangan meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dan membandingkannya invoice, kemudian menandatangani cek/giro dan BBK.

• Bidang keuangan memberi cap lunas pada berkas pembelian kemudian mendistribusikan cek/ giro kepada pemasok, BBK lembar kesatu dengan invoice ke bagian akuntansi, dan BBK lembar kedua dan kwitansi ke bagian kasir.

• Bagian Akuntansi akan membandingkan BBK dengan invoice dan faktur penjualan. Bila cocok, maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar.

• Bagian akuntansi akan mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu utang.

• Kasir menggabungkan dan mencatat BBK dan kuitansi dalam daftar kas.

Dengan melaksanakan langkah-langkah prosedur tersebut maka akan terjamin pelaksanaannya. Pembayaran dapat dilaksanakan tepat waktu, jumlah yang dikeluarkan benar, dan ditujukan kepada pihak yang berhak.

Pembukuan atas transaksi harus dilaksanakan dengan benar. Maka dari itu, Anda membutuhkan bantuan aplikasi yang terintegrasi. Rekomendasi software akuntansi terbaik untuk Anda adalah software akuntansi Harmony.

Segala laporan keuangan perusahaan Anda akan terkontrol dengan baik, cepat, dan mudah. Selain itu, software ini sangat user friendly karena bisa digunakan oleh setiap kalangan tanpa harus menguasai bidang akuntansi dan programming terlebih dahulu. Untuk itu,  jangan lewatkan kesempatan untuk mendapatkan uji coba gratis 30 hari, dengan melakukan pendaftaran di sini.

Dalam setiap bisnis yang menjadi faktor paling penting adalah manajemen keuangan perusahaan kita. Mungkin ada satu hal yang dilupakan pebisnis yaitu petty cash fund atau kas kecil, yang sebenarnya sangat dibutuhkan oleh setiap usaha.

Alasan mengapa manajemen keuangan itu merupakan hal yang penting karena di setiap perusahaan dapat melihat perkembangan usahanya dari pemasukan maupun pengeluaran usaha mereka. Apabila pengeluaran yang dilakukan lebih besar daripada pemasukkan maka bisa menyebabkan kemungkinan usaha kamu bangkrut.

Maka dari itu, seorang karyawan harus membuat sistem yang tepat untuk mengelola keuangan perusahaan.

Untuk mengelola keuangan tersebut dapat dilakukan dengan penggunaan invoice untuk keperluan bisnis.

Selain invoice, kamu bisa juga menggunakan kas kecil sebagai model pengelolaan keuangan lainnya yang dapat kamu gunakan.

Lalu, apa itu petty cash ? Seberapa penting kas kecil bagi perusahaan ?

Tanpa disadari, bahwasanya perusahaan itu sering mengeluarkan biaya dengan nominal yang kecil.

Walaupun biaya yang dikeluarkan itu kecil tapi tetap perusahaan itu membutuhkan pembukuan keuangan khusus untuk pengeluaran ini. Dari pembukuan yang mencatat jumlah pengeluaran perusahaan disebut juga sebagai petty cash atau kas kecil.

Petty cash fund adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan maupun kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas dari perusahaan.

Contoh dari kas kecil atau petty cash merupakan dana yang dibentuk secara khusus untuk pengeluaran yang relatif kecil dan rutin.

Baca juga : 4 Jenis Laporan Keuangan Sederhana yang Perlu Dipahami Pebisnis

Ternyata kas kecil memiliki kegunaan yang cukup signifikan untuk perusahaan. Ada 3 kegunaan kas kecil pada perusahaan.

1. Sebagai Dana Darurat Perusahaan

Kas kecil tentu saja berguna apabila perusahaan membutuhkan dana yang tidak terduga sebelumnya. Misalnya pada divisi A memerlukan dana untuk suatu kebutuhan perusahaan, nah biaya tersebut bisa diambil darikas kecil. 

Karena tidak dapat dipungkiri kalau setiap divisi terkadang membutuhkan dana yang tidak terduga dengan nominal yang cukup besar dan harus dipersiapkan dengan cepat sehingga petty cash sangat berguna untuk perusahaan.

2. Dapat Membantu Akuntan

Kegunaan selain sebagai dana darurat perusahaan,  kas kecil dapat membantu akuntan dalam membuat laporan keuangan perusahaan. Karena proses pencatatan keuangan bisa dilakukan akuntan dengan mudah.

Tugas akuntan tentu tidak hanya membuat laporan keuangan melainkan melakukan analisis dari data yang didapat.

Dari situ, dapat terlihat bahwa petty cash juga berguna untuk mempermudah sistem analisis dengan cara menyatukan data-data pada setiap bidang yang ada di perusahaan.

3. Untuk Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran

Kegunaan terakhir dari kas kecil sebagai langkah untuk mencegah terjadinya alokasi pembayaran yang terjadi di perusahaan.

Kenapa ? karena perusahaan tidak mungkin melakukan pembayaran dengan nominal yang besar pada biaya transaksi kecil. Semuanya dicatat dalam pembukuan yang berbeda.

Jadi, kalau kamu melakukan pembayaran dengan transaksi kecil datanya tentu saja ada di pembukuan kas kecil begitupun sebaliknya jika kamu melakukan transaksi dengan jumlah yang besar maka dicatat pada pembukuan yang berbeda.

Baca juga : 7 Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Untuk Usaha Kamu

Dalam mengelola kas kecil tentu saja ada metode yang harus kamu ketahui dan untuk mengelolanya harus dilakukan dengan baik sehingga hasil dari pembukuannya dapat diperlihatkan lengkap serta bisa dibaca dengan jelas.

Untuk pengelolaan kas kecil terdapat 2 metode yang bisa kamu gunakan yaitu metode tetap dan metode tidak tetap.

1. Metode Tetap

Metode ini merupakan metode yang dapat digunakan pada pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap.

Apabila jumlah dana yang ditambahkan pada kas kecil nilainya sama dengan jumlah pengeluaran yang sudah dibayarkan.

Maka dari itu, dengan metode ini cukup mengumpulkan bukti transaksinya pengeluaran saja sehingga tidak perlu mencatatnya.

2. Metode Fluktuasi (Tidak Tetap)

Metode fluktuasi adalah metode dimana jumlah nilai kas kecil selalu berubah sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Pada metode ini selalu melakukan pencatatan setiap ada pengeluaran dan langsung tercatat di pembukuan kas kecil yang disebut jurnal formal.

Jurnal tersebut digunakan sebagai dasar pencatatan buku besar untuk transaksi perusahaan.

Berbeda dengan metode tetap, pada metode tidak tetap jumlah pengisian kembali nilai kas tidak harus sama dengan jumlah dana diawal bisa kurang atau lebih. Maka, jumlah saldo kas kecil selalu akan mengalami pembaharuan, jadi kamu bisa mengetahui sisa saldonya secara langsung.

Baca juga : Memahami Buku Besar Akuntansi dan Fungsinya Dalam Bisnis

Cara menghitung petty cash ini berhubungan dengan 2 metode sebelumnya. Jadi, setiap metode memiliki cara perhitungan yang berbeda pula. Ada contoh dari petty cash atau kas kecil berdasarkan metode yang digunakan.

1. Metode Tetap

Misalnya, pada perusahaan A membuat dana kas kecil untuk memenuhi pengeluaran rutin dari perusahaan setiap awal minggu pada bulan maret.

Tanggal 1 maret melakukan pengisian dengan jumlah Rp. 250.000 sebagai dana tetap. Nah, contoh dari pembukuan kas kecil seperti berikut :

Saat seseorang mengeluarkan dana dari kas kecil, pengeluaran yang dilakukan tidak dicatat dalam jurnal. Jadi, tidak merubah jumlah nominalnya tapi setiap pengeluaran harus ada bukti pengeluaran dan pencatatan di buku kas kecil.

Selama satu minggu ternyata ada pengeluaran di setiap harinya. Misalnya

Tanggal 2 maret rekening listrik 50.000

3 maret beban gaji 60.000

4 maret perlengkapan 40.000

5 maret beban bahan baku 40.000

6 maret rekening telepon 30.000

Total transaksi selama satu minggu sebesar Rp. 220.000

Pencatatan di buku kas kecil sebagai berikut :

Lalu, pada tanggal 8 maret perusahaan A kembali melakukan pengisian nominal, seperti yang ditetapkan di awal yaitu sebesar Rp. 250.000. Jika dibuat ke dalam buku kas kecil sebagai berikut :

2. Metode Tidak Tetap

Sebenarnya pembukuan kas kecil antara flutuasi dengan tetap tidak jauh berbeda, karena data yang digunakan masih sama. Contohnya seperti ini:

Selanjutnya jurnal kas untuk pengeluaran setiap harinya.

Pada tanggal 7 Maret melakukan pengisian ulang sebesar Rp. 150.000 dan di jurnal dicatat berikut ini:

Dari rekening petty cash dapat dilihat saldonya berfluktuasi sesuai dengan pemasukkan dan pengeluaran kas. Contohnya seperti berikut ini.

Laporan Petty Cash 

Sebelumnya kamu sudah tahu perbedaan kedua metode pengelolaan kas kecil. Selanjutnya kamu harus membuat laporan dari pemasukkan sampai pengeluaran setiap hari di pencatatan jurnal.

Sekarang kita akan membahas mengenai pembuatan report kas kecil yang harus kamu buat.  Contohnya seperti ini:

Dari laporan tersebut kamu jabarkan berapa uang yang masuk sebagai kas kecil dan pengeluaran apa saja yang dilakukan selama seminggu tersebut.

Disitu kamu juga melaporkan pencatatan dan meminta tanda tangan kepada atasan kamu sebagai bukti bahwa pemasukkan serta pengeluaran yang dilakukan benar adanya.

Nah itu dia pengertian dan contoh dari metode petty cash yang harus kamu tahu. Pemasukkan untuk kas kecil harus kamu perhatikan juga bahwa sangat penting untuk mempunya petty cash di perusahaan.

Dan apabila usaha kamu semakin besar kamu bisa menggunakan platform Jubelio untuk memudahkan kamu dalam melakukan pembukuan keuangan usaha kamu dengan menggunakan aplikasi pembukuan.

ikuti langkah aku untuk menggunakan platform Jubelio omnichannel. Dengan Jubelio, kamu enggak perlu ribet untuk mengurus jualan kamu sendiri.

Bersama Jubelio, kamu bisa kelola semuanya mulai dari jualan online, offline, sampai gudang dalam satu sistem.

Jadi, kamu bisa santai aja karena enggak perlu buat upload foto produk satu-satu di masing-masing marketplace dan memproses pesanan juga.

Mau tau lebih lanjut ? klik tombol tanya Jubelio dibawah ini:

Mau cari tahu sendiri tentang Jubelio dan bagaimana cara penggunaannya ? Klik link dibawah ini: