PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human resources management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :
1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
Pada makalah ini membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan pengertian dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan membahas aktivitas siklus penggajian serta ancaman dan pengendalian-pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak manajemen dengan informasi yang reliabel dan memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan pemerintah.
2. RUMUSAN MASALAH :
1.Apakah pengertian dari sistem informasi siklus MSDM/penggajian ?
2.Apakah yang menjadi aktivitas dalam siklus penggajian ini ?
3.Bagaimana ancaman dan pengendalian siklus MSDM?
3. TUJUAN :
1. Menjelaskan pengertian dari Sistem informasi siklus MSDM / Penggajian
2. Menjelaskan aktivitas-aktivitas siklus penggajian dan operasi pemrosesan informasi terkait yang dijalankan dalam siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/penggajian.
3. Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus MSDM/penggajian dan berbagai prosedur pengendalian internal untuk menghadapi ancaman tersebut
PEMBAHASAN
SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN
A. Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (Human Resource Information System). Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang menggorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.
Tugas- tugas siklus penggajian:
1.Merekrut & mempekerjakan karyawan
2. Melatih
3. Memberikan tugas pekerjaan
4. Memberikan kompensasi (Penggajian)
5. Mengevaluasi kinerja
6. Memberhentikan pegawai secara sukarela/ dipecat.
B. Aktivitas Siklus Penggajian
Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berapa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan output yang berupa CEK. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana dari rekening regular perusahaan ke rekening pengggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu cek gaji dibuat secara periodic dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Aktivitas – aktivitas yang dilakukan pada system penggajian adalah :
1. Perbarui file induk penggajian
Langkah ini digunakan untuk mencerminkanberbagai jenis perubahan penggajian yang meliputi :
a. Perekrutan
b. Pemberhentian
c. Perubahan tingkat gaji
d. Perubahan dalam pengurangan diskresi
Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya, namun catatan tentang pegawai yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberapa laporan akhir tahun (termsuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organissi tersebut sepanjang tahun terkait.
2. Perbarui tarif & pemotongan pajak
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tariff pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3. Validasi data waktu dan kehadiran
Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sisem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna menggumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.
4. Mempersiapkan penggajian
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih.Terakhir yaitu daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
*daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.
5. Membayar gaji
Sebagaian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka
6. Hitung Kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai.banyak perusahaan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi flesibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pension, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang digunakan untuk mendapatkan wakru libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.
7. Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
C. Ancaman dan Pengendalian Siklus MSDM
Selain tugas – tugasnya, siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan- tujuan berikut ini :
1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua Transaksi Penggajian dicatat valid
3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat.
4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi
6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Berbagai dokumen dan catatan (kartu waktu, daftar penggajian) berikut adalah ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman – ancaman tersebut.
1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
Bentuk ancaman:
a. Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.
Prosedur pengendalian : prosedur memprkerjakan yang baik, trmasuk verifikasi keahlian pelamaar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan.
b. Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan
Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk memperkerjakan : pelatihan pengembangan terkini dalam hal hokum ketenagakerjaan.
2. Pemprosesan Pengajian
Bentuk ancaman :
a. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian: Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.
b. Data waktu yang tidak akurat.
Prosedur pengendalian otomasisasi pengumpulan data : berbagai pemeriksaan edit ; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.
c. Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat
Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.
d. Pencurian atau distibusi cek gaji tipuan.
Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ;penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; rekonsiliasi semua rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemprosesan penggajian.
3. Umum
Bentuk ancaman :
a. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Proses pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengendalian akses fisik dan logis enkripsi data.
b. Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metric kinerja yang tepat; program pelatihan.
Manajer sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu dan tugas yang harus dipikulnya. Beberapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah :
a. Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumbe daya manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap informasi yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini seperti :
1. Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.
2. Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanakan sumber daya manusia ada dua aspek yang harus dipertimbangkan, seperti :
· Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
· Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
· Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang.
· Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengalaman yang sesuai.
b. penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan msalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut ke mulut dan mencari ke kampus-kampus.
c. Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan rencana yang telah dientukan.
d. Sosialisai, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru tersebut deperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
e. Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisiensi, sedangkan program pengembangannya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
f. Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan membandingkan antara kinerja secara individu/ organisasi/ sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
g. Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukkan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus MSDM :
| Aktivitas | Ancaman | Pengendalian (Nomor Pertama Mengacu Pada Ancaman yang Sesuai) |
| Permasalahan –permasalahan umum disekitar siklus MSDM / Penggajian | 1. Data induk yang tidak akurat datu tidak valid. 2. Pengungkapan yang tidak diotorisasi atau informasi sensitive. 3. Hilang atau rusaknya data 4. Mempekerjakan pegawai yang ternyata pencuri atau tidak berkualitas. 5. Pelanggaran hokum-hukum ketenagakerjaan. | 1.1 pengendalian integritas pengolahan data. 1.2 Pembatasan akun terhadap data-data induk 1.3 Pemeriksaan atas seluruh perubahan terhadap data induk. 2.1 Pengendalian akses 2.2 Enkripsi 3.1 backup dan prosedur pemulihan bencana a. prosedur perekrutan yang baik, termasuk verifikasi surat kepercayaan pelamar pekerjaan, kemampuan, referens, dan riwayat pekerjaan. b. Pengecekan penyelidikan latar belakang criminal pada seluruh pelamar terutama posisi terkait keuangan. 5.1 dokumentasi menyeluruh atas perekrutan, evaluasi kinerja, dan prosedur ketenagakerjaan. 5.2 Pembelajaran berlanjut atas perubahan dalam hokum ketenagakerjaan. |
| Memperbarui data induk penggajian | 6. Perubahan-perubahan yang tak terotorisasi terhadap data induk pengajian 7. Pembaruan yang tidak akurat atau data induk penggajian. | 6.1 pemisahan tugas, departemen MSDM memperbarui data induk 6.2 Pengendalikan akses 7.1 pengendalian integritas pengolahan data 7.2 pemeriksaan teratur atas seluruh perubahan terhadap data penggajian |
| 8. Data waktu dan ketidakhadiran yang tidak akurat. | 8.1 otomatisasi data sumber untuk tangkapan data. 8.2 Autentifikasi biometri 8.3 Pemisahan tugas, rekonsiliasi kartu jam kerja terhadap kartu waktu. 8.4 Pemeriksaan pengawasan. | |
| 9. Kesalahan-kesalahan dalam memproses penggajian | 9.1 pengendalian integritas pengolahan data 9.2 memeriksa pengawasan atas daftar penggajian laporan lainnya . 9.3 memeriksa laporan pendapatan kepada para pegawai 9.4 pemeriksaan atas panduan IRS untuk memastikaan klasifikasi yang layak pada para pekerja baik pegawai atau kontraktor independen. | |
| 10. Pencairan atas distribusi yang curang atas slip gaji | 10.1 pembatasan akses fisik terhadap cek penggajian kosong. 10.2 Pembatasan fisik terhadap system EFT 10.3 Penomoran sebelumnya dan akuntansi secara langsung. 10.4 Mewajibkan dokumentasi pendukung yang layak untuk seluruh cek penggajian. 10.5 Penggunaan akun pengecekan terpisah untuk penggajian, distribusi dikelola sebagai tetap 10.6 Pemisahan tugas. 10.7 Pembatasan akses terhadap database induk penggajian 10.8 Verifikasi identitas seluruh pegawai yang menerima cek penggajian 10.9 Menyetorkan ulang cek penggajian yang tidak diakui dan menyelidikinya. | |
| 11. Kegagalan untuk melakukan pembayaran yang diminta 12. Pembayaran yang tidak tepat waktu 13. Pembayaran yang tidak tepat. | 11.1 konfigurasi system untuk melakukan pembayaran yang diminta melalui system dari IRS (Publikasi Surat Edaran) 12.1 konfigurasi system untuk melakukan pembayaran yang diminta melalui system dari IRS (Publikasi Surat Edaran) 13.1 Pengendalian integritas pemprosesan 13.2 Memeriksa pengawsan atas laporan. 13.3 Pemeriksaan pegawai atas laporan pendapatan |
KESIMPULAN
Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling berhubungan, tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan mengolah data mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian, dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan mengolah data yang digunakan untuk membayar para pegawai atau jasa mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain dengan baik yang mana aktivitas yang dilakukan pada system penggajian yaitu :
1. Perbarui file induk penggajian
2. Perbari tariff dan pemotongan pajak
3. Validasi data waktu dan kehadiran
4. Mempersiapkan penggajian
5. Membayar gaji
6. Hitung kompensasi san pajak yang dibayar perusahaan
7. Kelarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
Ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan dalam beberapa hal yaitu:
1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
2. Pemprosesan penggajian
3. Umum
DAFTAR PUSTAKA
B.Romney, Marshall.,& Paul John Steinbart. 2014. Sistem Informasi Akuntansi (Edisi ke-13).Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Yudho, Prabowo.2016.Sistem Informasi Akuntansi.Semarang:Cerdas Bersama