Aplikasi berikut ini yang bukan merupakan aplikasi kolaborasi untuk berbagi file adalah

Roma tidak dibangun oleh satu orang, tapi dibangun oleh tim yang bekerja sama. Saat membangun Roma, tim tersebut memakan waktu ratusan tahun dan banyak pembawa pesan berkeliaran, sementara tim era modern saat ini beruntung memiliki banyak software hebat yang mereka miliki. Sebenarnya, ada banyak software yang bagus. Bagaimana anda memilih tool yang tepat untuk anda dan bisnis kecil anda? Nah, kita di sini hadir untuk membantu.

Mengapa Menggunakan Software Kolaborasi Online?

Sangat sedikit pekerjaan yang benar-benar dilakukan oleh satu orang saja. Saya menulis artikel ini dan kemudian, setelah selesai, saya mengirimkannya ke editor saya, Sean, melalui custom content management system (CMS) dari Tuts+. Dia kemudian memerikasa segala sesuatunya di CMS dan bila perlu membuat beberapa perubahan. Untuk kemudian dipublikasikan. Nama saya ada di artikel tersebut, tapi tetap ada kolaborasi antara saya dan Sean.

Bahkan sebelum saya menulis artikel tersebut, kita harus memikirkan apa yang akan saya tulis. Ini bukan sekadar muncul dengan sebuah topik; kita perlu menetapkan sudut spesifik yang akan saya ambil, area yang perlu saya liput, dan seterusnya. Seperti yang bisa anda lihat, bahkan sebuah artikel yang "ditulis" oleh satu orang, membutuhkan banyak kerja kolaboratif. Dan di kebanyakan bidang lainnya, hal tersebut serupa.

Pada tahun 90an, ada lebih banyak dokumen cetak dan catatan tulisan tangan yang digunakan, namun konsepnya sama: orang bekerja sama. Masalahnya adalah bahwa mencetak dokumen dan menandainya dengan tangan adalah cara yang menyedihkan dalam bekerja. 

Apa pun yang anda lakukan dengan tim atau bisnis kecil anda, kemungkinan ada beberapa kolaborasi di beberapa titik. Anda bisa menggunakan metode lama dengan cetak (print) dan pena jika anda bekerja secara pribadi, atau sebagai digital, atau anda dapat melakukan hal yang masuk akal dan menyiapkan lingkungan kolaborasi yang tepat sehingga setiap orang dapat bekerja sama pada saat bersamaan.

Software kolaborasi online yang tepat dapat membantu tim anda bekerja sama dengan baik, bahkan jika didistribusikan secara nasional atau internasional.

Cara Menilai Kebutuhan Kolaborasi Online Anda

Setiap orang memiliki kebutuhan yang berbeda untuk kolaborasi mereka.

Di Tuts+, editor dan penulis bekerja sama dalam suatu garis besar dari lokasi yang berbeda, lalu penulis menulisnya, dan akhirnya editor mengeditnya. Tahapan garis besar ini dan tahap penulisan/edit membutuhkan tool yang sangat berbeda. Seorang editor tidak perlu mempertimbangkan setiap pilihan kata saat saya membuatnya!

Untuk industri lain, anda mungkin memerlukan empat atau lima orang untuk bekerja dalam dokumen yang sama pada waktu yang sama. Atau mungkin semua orang bekerja sendiri-sendiri, tapi anda memerlukan cara untuk melacak segala hal dan membuat setiap orang tetap up to date. Atau mungkin anda hanya membutuhkan cara yang sangat mudah bagi tim anda untuk berkomunikasi secara online. Ada tool kolaborasi online yang hebat untuk semua hal ini.

Luangkan beberapa menit dan perhatikan bagaimana sebuah proyek berjalan seperti yang saya lakukan di atas untuk artikel-artikel kami. Tidak perlu terlalu terperinci, anda hanya perlu mendapati gagasan kasar mengenai jenis kolaborasi yang anda butuhkan pada tahap tertentu. Setelah selesai, baca daftar berikut dan periksa software tim online yang kedengarannya sesuai dengan kebutuhan anda.

Software Komunikasi Online

Komunikasi adalah inti dari semua kolaborasi. Karyawan anda membutuhkan suatu cara untuk tetap berhubungan satu sama lain, dari tempat mereka bekerja. Penting untuk mengetahui apa yang anggota tim lainnya kerjakan, dan bahkan dengan hanya sedikit bersosialisasi. Aplikasi-aplikasi ini akan melakukan semuanya dan melakukan lebih banyak lagi untuk bisnis kecil anda:

Email dan Komunikasi

Email memiliki rapor yang buruk, tapi sebelum menginvestasikan semua waktu dan energi untuk mengajari staf anda menggunakan tool baru, pertimbangkan apakah hal tersebut mungkin bukan hal yang paling mudah untuk digunakan. Semua orang sudah memiliki email dan tahu cara menggunakannya. Selama anda melakukan komunikasi satu persatu secara reguler, itu sangat bagus. Hanya saja saat anda mengirim ratusan pesan ke puluhan orang yang berbeda anda akan menemui kendala.

Berikut adalah software komunikasi online teratas untuk penggunaan bisnis dan tim kecil — dimulai dari email, ke aplikasi messaging tim, VOIP, video messaging, dan banyak lagi:

1. Gmail

Gmail adalah salah satu aplikasi email terpopuler (yang digunakan oleh lebih dari 1 miliar orang), dan untuk alasan yang bagus: Gmail dibangun di dalam Google Drive, sehingga mudah diintegrasikan dengan software Google. Gmail juga memiliki interface yang intuitif. Dan, Gmail dikemas dengan banyak fitur yang dapat anda manfaatkan, seperti: Undo Send, Email Forwarding, powerful search, dan banyak lagi.

Pelajari lebih lanjut tentang cara bekerja dengan Gmail dalam rangkaian komprehensif kami: Cara Menggunakan Gmail (Panduan untuk Pemula). Atau, mulailah dengan salah satu tutorial bermanfaat ini:

• 
  
  

  Gmail

  How to Create a New Gmail Account (Quick Start Guide)

  Laura Spencer

• 
  
  

  Gmail

  How to Compose and Send Your First Email With Gmail

  Laura Spencer

Catatan: Meskipun kami telah mencantumkan Gmail di sini, namun Microsoft Outlook juga cukup populer. Ada sejumlah aplikasi email profesional lainnya yang bisa digunakan untuk tim anda. Temukan lebih banyak pilihan:

• 
  
  

  Email

  The 10 Best (Free) Email Service Providers for Your Business

  Laura Spencer

2. Slack

Untuk suatu alasan yang bagus Slack adalah "kekasih" terbaru di dunia kolaborasi online. Ini seperti versi supercharge dari AOL Messenger yang terintegrasi dengan sebagian besar layanan lainnya dalam list ini. Jika anda memerlukan hub perintah di mana setiap orang dapat berkontribusi atau mengobrol secara pribadi, ini adalah aplikasi hebat untuk digunakan. Slack bisa menggantikan sebagian besar komunikasi email anda untuk beberapa tim. Pelajari pembahasan di bawah untuk melihat bagaimana cara kerjanya untuk grup anda.

Baca Lebih Lanjut

3. Yammer

Yammer adalah Facebook untuk bisnis anda. Aplikasi milik Microsoft sedikit lebih terstruktur daripada sesuatu seperti Slack, namun tetap berfungsi sebagai open platform di mana semua karyawan anda dapat berbagi file, melakukan brainstorming, dan bekerja sama seperti pada umumnya.

4. HipChat

HipChat sangat mirip dengan Slack dengan banyak fitur yang sama. Ada sedikit sekali yang membedakan keduanya, jadi semuanya bermuara pada preferensi pribadi. Jika anda menyukai bagaimana HipChat bekerja atau menggunakan banyak produk-produk lainnya dari Atlassian, mungkin HipChat pilihan yang lebih baik. Namun, Slack cukup populer dengan sejumlah tim.

5. Skype

Skype adalah platform VOIP terbesar. Hampir semua orang yang ingin anda ajak bekerja sudah memiliki akun. Meskipun mungkin bukan software terbaik untuk panggilan conference yang besar, jika anda memerlukan empat atau lima orang yang terpaut jarak yang jauh bersama dalam satu ruangan virtual, Skype adalah cara yang hebat (dan gratis) untuk melakukannya.

6. GoToMeeting

Sementara Skype mengalahkan GoToMeeting dengan kesederhanaannya, GoToMeeting jauh lebih lengkap. Jika anda perlu melakukan panggilan conference seperti meeting dengan belasan atau banyak orang, maka aplikasi GoToMeeting adalah pilihan tepat. Anda juga dapat menambahkan orang tanpa mereka perlu masuk ke akun. Kirimkan saja calon pekerja potensial baru atau customer anda sebuah URL maka mereka dapat bergabung.

Software Manajemen Project Online

Sebagian besar project (proyek) tidak secepat dan semudah artikel yang kami buat di Tuts+. Tim anda bisa mengerjakan sesuatu selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun tanpa ada batas akhir yang terlihat. Lalu, bagaimana anda melacak kemajuannya, membagi tugas, dan memastikan semuanya bergerak maju, betapapun pelannya itu?

Semua software manajemen proyek terbaik dirancang untuk memecahkan proyek-proyek besar menjadi tugas yang lebih kecil, menugaskan mereka ke orang-orang secara online, mencatat apa yang terjadi, dan mengelola sebuah proyek besar sampai akhir. Berikut adalah beberapa aplikasi manajemen proyek yang hebat yang dapat digunakan tim anda:

7. Asana

Asana adalah aplikasi yang bagus untuk memecah proyek menjadi tugas-tugas dan melacaknya sampai selesai. Asana sangat mudah disesuaikan sehingga sesuai dengan hampir semua jenis proyek dengan jenis yang berbeda-beda. Anda dapat menetapkan penugasan, melihat siapa yang mengerjakan apa, membuat tenggat waktu, mendiskusikan tugas, dan lebih banyak lagi saat anda maju melalui sebuah proyek besar.

Baca Lebih Lanjut

8. Trello

Trello adalah aplikasi manajemen board based project yang sangat sederhana sehingga kami merencanakan penggunaannya di Tuts+. Anda dapat membuat sebanyak mungkin Card dan Column yang anda butuhkan. Misalnya, anda bisa memiliki Column masing-masing untuk To Do, Doing, dan Done, lalu menetapkan setiap tugas Card. Setiap Card bergerak melintasi Board saat pekerjaan berlangsung. Trello juga sangat mudah untuk berkomunikasi pada tugas spesifik proyek dengan menggunakan commenting system pada Trello.

Baca Lebih Lanjut

9. Basecamp

Untuk proyek yang lebih rumit di Tuts +, seperti membuat kursus, kami menggunakan Basecamp. Sulit untuk menjelaskan apa yang Basecamp lakukan karena ia melakukan hampir semua hal. Basecamp adalah sistem komunikasi, aplikasi manajemen proyek, dan banyak lagi. Jika anda memerlukan satu solusi untuk kolaborasi anda, Basecamp adalah aplikasi yang bagus untuk dipertimbangkan. Ia adalah salah satu pilihan paling populer karena suatu alasan: sangat hebat, namun mudah digunakan.

Baca Lebih Lanjut

Temukan lebih banyak pilihan software manajemen project online:

• 
  
  

  Small Business

  The Best Online Project Management Software for Small Business

  Marc Schenker

Software Kolaborasi Dokumen Online

Salah satu tugas kolaboratif yang paling sering dilakukan adalah membuat dan mengedit dokumen. Apapun bisnis anda, ada kemungkinan anda membutuhkan lebih dari satu orang untuk mendiskusikan file saat mereka dibuat. Mungkin yang dimaksud seperti presentasi lapangan untuk investor, penilaian risiko (risk assessment) untuk regulator, atau hal lain yang dilakukan secara tradisional di Microsoft Word.

10. Microsoft Office 365

Microsoft tampak seperti tertinggal sesaat tapi mereka berhasil mendapatkan pijakan mereka. Microsoft Office suite (selama anda mendaftar ke berlangganan Office 365 mereka) menawarkan serangkaian lengkap tool kolaborasi online. Beberapa orang dapat bekerja pada dokumen Word yang sama, pada saat yang sama semua dari salinan Word reguler mereka sendiri. Ini cukup rapi.

11. Google Docs

Sebelum Microsoft bertindak, Google Docs sedang dalam makan siang mereka. Hanya tersedia melalui browser, Google Docs adalah yang terbaik saat orang berkolaborasi secara online. Sebagai word processor yang efisien, tapi juga sebagai software dari tool bagi orang untuk mengerjakan dokumen bersama. Beberapa orang semua bisa mengerjakan dokumen yang sama pada saat bersamaan, saling memberi catatan, dan melakukan pengeditan — semua dari berbagai lokasi.

12. Quip

Quip, yang mana telah kami bahas sebelumnya di Tuts+, seperti Google Docs yang dibawa ke titik ekstremnya. Quip menggabungkan semua fitur editor dokumen kolaboratif, bersama beberapa tool manajemen project yang advance. Jika satu-satunya pekerjaan yang dilakukan tim anda adalah mengerjakan dokumen bersama-sama (seperti spreadsheet dan dokumen teks), Quip adalah salah satu yang terbaik.

13. GitHub

Dokumen bukan satu-satunya hal di mana orang berkolaborasi. Code komputer adalah salah satu karya kolaboratif terpenting dari banyak perusahaan. Ratusan pemrogramer semuanya bisa mengerjakan project inti yang sama sekaligus.

GitHub adalah tool terbaik untuk memastikan semuanya tersimpan. Masing-masig orang memiliki copy dari code yang dikerjakan di komputer mereka. Saat mereka melakukan perubahan, mereka "Push" ke GitHub yang membuat semuanya tetap berjalan. Jika seseorang mengubah sesuatu, mudah untuk mengembalikannya kembali. Jika tim anda berkolaborasi dalam code, GitHub sangat diperlukan.

Baca Lebih Lanjut

Software Sharing File Online

Meskipun mudah berkolaborasi dalam beberapa jenis dokumen, yang lain seperti file video berukuran besar perlu disinkronkan antar komputer, namun tidak mudah (atau paling tidak murah) dikerjakan pada waktu bersamaan. Ada banyak pilihan file sharing yang bagus di luar sana yang akan membolehkan tim anda menyimpan file berukuran besar, resource yang mereka butuhkan, atau koleksi meme mereka yang disinkronkan.

Dropbox, Google Drive, Box, dan OneDrive semuanya melakukan hal yang sama. Setiap orang memiliki folder di komputer mereka yang menyinkronkan melalui internet ke folder yang sama pada orang lain di komputer tim. Dengan cara ini, file dibagikan secara otomatis tanpa memerlukan email atau bertanya kepada orang-orang di mana mereka meninggalkan foto tertentu.

Aplikasi mana yang anda gunakan bergantung pada kebutuhan anda. Dropbox terbaik untuk tim kecil dan individu, Google Drive memiliki banyak free space dan terintegrasi dengan baik dengan Google Docs, Box untuk klien enterprise, dan OneDrive adalah bagian dari rangkaian produk Microsoft. Pilih yang paling sesuai dengan alur kerja tim anda saat ini. Kesimpulan

Kesimpulan

Kolaborasi adalah bagian penting dari hampir semua bisnis dan untungnya ada tool kolaborasi online yang hebat untuk melakukannya. Hal yang paling sulit adalah memilih satu software untuk melakukan pekerjaan dan tetap menggunakannya, daripada terus-menerus terganggu oleh aplikasi terbaru yang sedang bersinar.

Pada artikel ini, saya telah membahas beberapa tool kolaborasi online terbaik yang tersedia untuk bisnis dan tim dengan berbagai ukuran. Lihat masing-masing dan lihat apakah sesuai dengan kebutuhan anda. Sebagian besar memiliki free trial sehingga tidak ada salahnya mencoba. Tidak ada satu pun dari mereka yang sesuai dengan semua pendekatan terhadap manajemen project, jadi jangan takut untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan anda.