Ketika menjalankan kegiatan operasional, sebuah perusahaan pasti melakukan transaksi. Transaksi adalah suatu kegiatan ekonomi yang dapat mempengaruhi kondisi keuangan atau operasional suatu perusahaan. Beberapa kegiatan yang bisa dikelompokkan menjadi suatu transaksi antara lain penyetoran aset, pembelian aset, dan penjualan barang.
Pada dasarnya, transaksi sendiri dapat dibedakan menjadi dua, transaksi internal dan eksternal. Apa itu transaksi internal dan eksternal? Simak penjelasan lebih lanjut dalam artikel ini!
Transaksi Internal
Berikut merupakan penjelasan mengenai pengertian, contoh serta bukti transaksi internal.
Pengertian Transaksi Internal
Transaksi internal adalah transaksi yang tidak melibatkan orang ketika di luar perusahaan, dengan kata lain hanya terjadi pada pihak-pihak internal perusahaan. Pihak internal perusahaan meliputi karyawan, pimpinan dan transaksi antar bidang di sebuah perusahaan.
Karena mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, maka transaksi ini juga perlu pencatatan. Transaksi internal tidak hanya berupa transaksi keuangan saja, melainkan terdapat juga pertukaran barang yang digunakan.
Contoh Transaksi Internal
Beberapa contoh transaksi internal yang sering terjadi dalam sebuah perusahaan diantaranya adalah pencatatan penyusutan aset atau aktiva tetap, sewa dibayar di muka , hingga pemindahbukuan dari bahan baku ke bahan setengah jadi dan bahan setengah jadi ke barang jadi dalam suatu perusahaan.
Bukti Transaksi Internal
Pencatatan menjadi salah satu aspek penting dalam menyusun laporan keuangan. Oleh sebab itu meskipun hanya terjadi pada pihak internal perusahaan saja, tetap diperlukan bukti. Biasanya agar valid, bukti yang sudah ditanda tangani atau disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
Transaksi internal biasanya menggunakan memo yang dikeluarkan oleh pihak yang berkepentingan dalam menggunakan uang atau barang. Nah, berikut beberapa bukti yang biasa digunakan oleh perusahaan:
1. Bukti memorial
Bukti pertama adalah bukti memorial. Bukti memorial digunakan untuk transaksi harian yang selain penerimaan kas dan pengeluaran kas entitas. Sehingga segala sesuatu di luar itu dicatat menggunakan bukti memorial ini. Beberapa contoh transaksi yang dicatat dengan bukti memorial adalah pendapatan terhutang, penyusutan aktiva tetap dan pengakuan beban terhutang.
2. Bukti kas masuk
Bukti lainnya adalah bukti kas masuk. Yaitu bukti segala transaksi yang menyangkut penerimaan kas entitas. Sumber penerimaan kas sendiri biasanya sewa dimuka, dan lain-lain.
Contohnya, pada 1 Januari 2022, PT Adi Tama melakukan pelunasan hutang kepada PT Sejahtera sebesar Rp4.000.000. Sehingga akan dibuatkan bukti kas masuk pada penerimaan kas sebesar Rp4.000.000 dengan keterangan PT Adi Tama.
3. Bukti kas keluar
Terakhir adalah bukti kas keluar. Bukti kas keluar adalah pencatatan segala transaksi yang berhubungan dengan kas keluar. Transaksi tersebut meliputi pembayaran beban, pembayaran hutang, pembelian barang dan lain-lain.
Contohnya, pada 3 Februari 2021, PT Sejahtera membeli barang dagangan kepada PT Mulia sebesar Rp2.750.000. Sehingga akan dicatat di bukti kas keluar pada pembelian barang sebesar Rp2.750.000 dengan keterangan PT Mulia.
Transaksi Eksternal
Jika ada transaksi internal, maka juga ada eksternal. Berikut penjelasan mengenai pengertian transaksi eksternal, contoh dan buktinya.
Pengertian Transaksi Eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi keuangan yang terjadi antara perusahan dengan pihak ketiga atau pihak di luar perusahaan. Dibanding dengan transaksi internal, eksternal memiliki jenis bukti yang lebih banyak.
Pihak ketiga yang dimaksud adalah pihak-pihak yang menjalin kerjasama dengan perusahaan antara lain supplier, reseller, agen, vendor, distributor dan partner bisnis perusahaan. Transaksi yang biasanya terjadi adalah pertukaran bahan yang dipunyai sehingga dapat melibatkan perubahan pada posisi keuangan perusahaan.
Contoh Transaksi Eksternal
Contoh transaksi eksternal adalah jual-beli. Memang, transaksi eksternal lebih sering kita jumpai dan temukan di kehidupan sehari-hari apabila dibandingkan dengan transaksi internal.
Contoh transaksi eksternal adalah ketika perusahaan x membeli bahan dagangan dari pihak y, ketika perusahaan y membayar hutang pada kreditur, atau ketika perusahaan y membayar komisi penjualan pada distributornya.
Bukti Transaksi Eksternal
Pada transaksi eksternal, pencatatan sangat perlu dilakukan. Ini agar laporan keuangan perusahaan dapat memiliki kredibilitas yang tinggi. Nah, berikut merupakan beberapa jenis bukti eksternal yang kerap digunakan oleh perusahaan:
1. Faktur penjualan
Faktur penjualan adalah bukti transaksi keuangan yang menunjukkan bahwa barang atau jasa telah terjual.di dalamnya dicantumkan harga serta jumlah barang yang dijual. Faktur penjualan juga bisa digunakan untuk mencatat jumlah piutang perusahaan.
2. Faktur pembelian
Faktur pembelian dalam pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan sebab telah melakukan pembelian atas suatu barang ataupun jasa. Isinya biasanya adalah data perusahaan yang telah menjual dan data perusahaan yang membeli.
Selain itu juga terdapat nomor transaksi, detail transaksi, harga, serta tenggat waktu pembayaran apabila pembelian dilakukan secara kredit. Sehingga ketika melakukan pembukuan, laporan keuangan bisa lengkap dan tidak kekurangan informasi.
3. Faktur pajak
Ketiga ada faktur pajak. Faktur pajak adalah bukti transaksi yang menyatakan bahwa antara penjual maupun pembeli sudah melaksanakan kewajibannya sebagai wajib pajak ke kantor perpajakan terdekat.
Faktur ini merupakan salah satu bukti penting yang harus dimiliki oleh perusahaan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan telah melaksanakan kewajiban pembayaran PPN sesuai dengan undang-undang, dan dibayarkan tepat waktu. Dengan begitu, perusahaan dapat melakukan kegiatannya seperti biasa.
4. Nota pengembalian
Nota pengembalian atau yang sering disebut retur adalah bukti bahwa terjadi pengembalian barang dagangan yang sudah dibeli dari pembeli kepada penjual. Hal ini dapat terjadi apabila barang tidak memenuhi permintaan pembeli, atau terjadi kerusakan.
Nota pengembalian sudah sering dilakukan dalam transaksi keuangan. Yang perlu dicatat, nota pengembalian ini hanya bisa dilakukan untuk mengembalikan barang saja. Sedangkan untuk jasa yang sudah dibeli, tidak bisa dilakukan pengembalian.
5. Cek
Cek adalah bukti transaksi keuangan yang dibuat oleh pemilik rekening. Cek biasanya digunakan untuk membeli barang atau jasa, atau pun membayar hutang. Cek bisa dicairkan apabila dinyatakan sah dengan adanya tanda tangan pemilik rekening. Biasanya pemilik rekening adalah nasabah dengan simpanan dalam bentuk giro.
6. Kwitansi
Kwitansi menjadi salah satu bukti transaksi keuangan juga lho. Anda pasti sering menemukannya di kehidupan Anda sehari-hari. Kwitansi ini menunjukkan bahwa telah dilakukan pembayaran atau penerimaan uang secara kontan. Kwitansi sendiri biasanya ditulis dengan tangan dan ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai validasinya.
7. Setoran bank
Bukti terakhir adalah setoran bank. Bukti setoran bank biasanya dikeluarkan oleh bank atau bisa juga perusahaan itu sendiri. Bermanfaat untuk melakukan pencatatan secara detail mengenai pengambilan atau penyetoran uang di bank.
Dengan bukti ini, suatu saat Anda bisa melakukan pencocokan dengan pihak bank untuk memastikan data pencatatan perusahaan sudah sesuai dengan pencatatan bank. Bukti ini juga menjadi salah satu cara lebih mudah ketika Anda hendak melakukan setoran atau penarikan uang sebab tidak perlu lagi menuliskan slip setoran saat ke bank.
Bukti transaksi internal dan eksternal merupakan dokumen penting dalam menjalankan bisnis.
Kedua bukti tersebut sangat dibutuhkan dalam proses pembukuan dan penyusunan laporan keuangan perusahaan.
Tak hanya itu, bukti ini juga dijadikan sebagai bukti penguat bahwa transaksi benar-benar terjadi dan bisa dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, Anda bisa mencegah terjadinya fraud yang bisa merugikan bisnis Anda.
Artikel ini akan membahas seputar pengertian dan contoh dari bukti transaksi internal dan eksternal.
Pengertian Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal adalah catatan yang dibuat dan disimpan dalam bisnis. Dokumen tersebut digunakan untuk mendukung proses organisasi.
Contoh dokumen internal adalah kartu absensi dan lembar waktu karyawan, rencana produksi, permintaan pembelian, laporan penerimaan, pesanan penjualan, dan otorisasi memo.
Dokumen internal tidak dibagikan dengan pihak luar. Ketika auditor sedang memeriksa pembukuan organisasi, mereka akan jarang menggunakan bukti internal.
Hal ini dikarenakan bukti ini kurang independen dan lebih mungkin telah dibuat atau diubah daripada dokumen yang diperoleh dari pihak ketiga.
Pengertian Bukti Transaksi Eksternal
Bukti transaksi eksternal adalah dokumen yang menjadi bukti terjadinya transaksi dengan pihak dari luar perusahaan.
Berbeda dengan bukti internal, bukti eksternal terjadi karena perusahaan melakukan transaksi akad jual beli dengan bisnis atau perusahaan lain.
Contoh dokumen bukti eksternal yaitu kwitansi, faktur, dan nota kredit.
Baca juga: Ini Cara Tutup Buku bagi Bisnis Anda, Dijamin Mudah!
Pentingnya Bukti Transaksi Internal dan Eksternal
Bukti transaksi internal dan eksternal sangat penting untuk proses pembukuan dan akuntansi karena memberikan bukti bahwa transaksi keuangan telah terjadi.
Selama audit akuntansi atau pajak, bukti transaksi dicatat dengan cara membuat cadangan jurnal akuntansi dan buku besar sebagai jejak transaksi yang tak terbantahkan.
Anda akan menyimpan dokumen sumber untuk bisnis Anda sama seperti Anda menyimpan tanda terima untuk item yang dapat dikurangkan dari pajak untuk pajak Anda.
Jika pajak Anda diaudit, dokumen sumber memberikan bukti bahwa Anda telah melakukan pembelian tersebut
Hal yang sama berlaku untuk bisnis Anda, tetapi dalam bisnis, Anda menyimpan dokumen asli untuk setiap transaksi keuangan, bukan hanya sumbangan amal.
Baca juga: Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi bagi Bisnis
9 Bukti Transaksi Internal dan Eksternal
Beberapa jenis Dokumen penting yang Digunakan dalam Akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Memo
Memo merupakan bukti transaksi internal yang hanya digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi di dalam perusahaan.
Sehingga, memo ini tidak dibagikan ke pihak eksternal perusahaan.
Pada umumnya, memo digunakan untuk transaksi seperti penggunaan persediaan, bahan baku, dan kas.
2. Nota Tunai
Penjualan dan pembelian adalah fitur utama dari setiap perusahaan bisnis. Untuk mencatat penjualan tunai dan pembelian tunai, memo kas berfungsi sebagai bukti transaksi eksternal.
Memo tunai adalah dokumen sumber di mana semua transaksi yang berkaitan dengan penjualan atau pembelian tunai harus dicatat.
Ketika barang dibeli oleh perusahaan bisnis secara tunai maka perusahaan menerima nota tunai dan ketika perusahaan bisnis menjual barang, ia akan memberikan nota tunai.
Adapun nota ini merinci transaksi yang berkaitan dengan pembelian atau penjualan yaitu nomor atau jumlah yang dibeli/dijual, harga, diskon yang diterima atau diperbolehkan dan pajak penjualan yang dikumpulkan atau disetor disediakan.
Atas dasar memo kas, transaksi ini kemudian dicatat dalam pembukuan. Dalam audit, tugas utama auditor adalah memverifikasi buku kas dengan mengacu pada voucher kas.
3. Faktur atau Tagihan
Faktur atau tagihan mencatat transaksi kredit yang terkait dengan penjualan atau pembelian. Ini disiapkan ketika perusahaan membeli atau menjual barang secara kredit.
Pada saat barang dijual oleh badan usaha secara kredit, dibuat faktur penjualan yang didalamnya semua rincian penjualan kredit yaitu kuantitas, tarif dan jumlah total pembayaran.
Biasanya, faktur dibuat dalam rangkap dua, salinan utama (asli) dikirim ke pembeli dan yang lainnya disimpan oleh perusahaan bisnis untuk catatan dan referensi di masa mendatang.
Demikian pula, ketika barang dibeli secara kredit, pemasok menyiapkan faktur dalam rangkap dua. Ketika salinan utama diterima oleh pembeli, itu menjadi tagihan.
3. Kwitansi
Kwitansi adalah bukti melakukan pembayaran atas setiap transaksi bisnis.
Bukti transaksi eksternal ini disiapkan untuk menunjukkan bukti pemberian uang tunai kepada pihak (yang menerima uang tunai) karena transaksi bisnis apa pun.
Setidaknya dua salinan dibuat dari setiap tanda terima.
Salinan asli disiapkan untuk diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran dan salinan lainnya disimpan untuk dicatat.
Rincian tentang transaksi bisnis di mana uang tunai diterima yaitu. tanggal, jumlah, nama pihak dan sifat pembayaran dll diberikan dalam dokumen sumber ini.
4. Slip Pembayaran Bank
Bukti transaksi eksternal ini bertujuan untuk memberikan bukti bahwa pada tanggal tertentu, sejumlah tertentu telah disimpan di bank.
Ketika seorang deposan menyetor uang ke rekening bank, dia mengisi formulir yang disediakan oleh bank yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah yang akan disetorkan dan nama deposan.
Petugas bank menandatangani, mencap slip pembayaran dan mengembalikannya ke deposan.
Biasanya, perusahaan bisnis besar memperoleh kumpulan slip pembayaran yang lengkap dan membuat semuanya terikat dalam sebuah buku.
Slip pembayaran menjadi dokumen sumber yang berfungsi sebagai bukti bagi pelanggan untuk mencatat transaksi ini dalam pembukuan.
6. Cek
Cek adalah instrumen yang ditarik pada bankir dan dibayarkan sesuai permintaan. Bank menerbitkan buklet yang berisi formulir cek kepada pemegang rekeningnya. Angka yang disebutkan di bagian bawah cek menunjukkan kode masing-masing ‘Negara’, ‘Bank’, ‘Cabang’, ‘Cek’ dan ‘Jenis Rekening’.
Melalui cek, pembayaran dapat dilakukan kepada orang tertentu dengan menuliskan nama pihak setelah kata ‘Membayar’ dan dengan mencoret kata ‘pembawa’ dengan garis yang tercetak pada cek.
Dalam hal ini cek disebut order cheque. Untuk menghindari penipuan, cek disilangkan dengan menggambar dua garis melintang paralel di cek. Terkadang kata ‘& Co’, ‘A/C Payee Only’, ‘Not Negotiable’ atau ‘Name of the Bank’ ditulis di dalam baris ini.
Dalam hal ini cek menjadi cek silang. Pembayaran dengan cek silang tidak dapat diterima hanya dengan menunjukkan cek.
Cek silang harus terlebih dahulu disetorkan ke dalam rekening bank pemilik rekening yang kepadanya cek tersebut ditarik dan hanya melalui rekeningnya pembayaran dapat ditarik.
Pembayaran juga dapat dilakukan kepada setiap orang yang menanggung dan menyerahkan cek. Dalam hal ini, cek disebut cek pembawa.
Sebuah cek ditandatangani oleh penarik dengan menyebutkan jumlah dan nama pihak yang akan menerima pembayaran. Orang yang peduli bisa mendapatkannya dicairkan secara langsung.
Selain itu, pemilik rekening juga dapat menarik uang dari rekeningnya lewat cek ini.
7. Nota Debet :
Nota debet adalah dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan bisnis telah menambaj debit terhadap pihak yang peneriman sehubungan dengan transaksi bisnis selain penjualan kredit.
Perusahaan bisnis dapat membuat nota debet kepada pemasok ketika perusahaan mengembalikan beberapa barang yang sifatnya cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi.
Nota debit juga dapat disiapkan jika terjadi kelebihan pembayaran kepada pihak mana pun.
Dalam dokumen ini disebutkan semua rincian tentang tanggal dan jumlah transaksi, nama pihak yang rekeningnya didebet beserta alasan pendebetan rekeningnya.
8. Nota Kredit
Nota kredit adalah dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan bisnis telah memberikan kredit kepada pihak penerima sehubungan dengan transaksi bisnis apa pun selain pembelian kredit.
Ketika perusahaan bisnis menerima kembali barang yang dijual sebelumnya, maka itu membuat catatan kredit yang menguntungkan pembeli yang menunjukkan bahwa akunnya telah dikreditkan dalam pembukuan perusahaan bisnis.
Nota kredit juga dapat disiapkan jika ada pembayaran yang lebih sedikit kepada pihak mana pun.
Dalam dokumen ini, semua rincian tentang tanggal dan jumlah transaksi, nama pihak yang rekeningnya dikreditkan serta alasan untuk mengkredit rekeningnya disebutkan.
Untuk membedakannya dengan nota debit, biasanya ditulis dengan tinta merah.
9. Voucher :
Dokumen yang disiapkan untuk tujuan pencatatan transaksi bisnis dalam pembukuan dikenal sebagai voucher.
Voucher disiapkan berdasarkan dokumen sumber. Untuk mencatat transaksi bisnis dalam pembukuan, dokumen sumber dianalisis lebih lanjut dan ditarik kesimpulan mengenai akun mana yang didebit dan akun mana yang dikredit.
Dokumen di mana kesimpulan ini ditulis dikenal sebagai voucher atau voucher akuntansi.
Baca juga: Analisis Transaksi dalam Akuntansi: Pengertian dan Tahapannya
Kesimpulan
Bukti transaksi internal dan eksternal merupakan dokumen yang sangat penting bagi bisnis.
Pasalnya, kedua dokumen tersebut diperlukan untuk proses pembukuan, penyusunan laporan keuangan, dan menghindari terjadinya kecurangan atau tindak penipuan dari pihak yang tidak bertanggung jawab.
Sayangnya, bukti transaksi fisik yang disimpan secara manual rawan hilang dan rusak.
Namun, kini Anda tak perlu khawatir lagi. Sebab, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo yang menyediakan fitur pembuatan dan desain bukti transaksi dalam bentuk digital.
Dengan begitu, bukti transaksi akan tersimpan secara aman pada sistem cloud dan Anda bisa menghemat waktu dan biaya karena tak perlu lagi membuat bukti transaksi secara manual.
Mulai dari 130 ribu saja, Anda sudah bisa menikmati paket layanan lengkap dari Kledo.
Dan, jika Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui link ini.