Oleh Anugerah Dino 16.38
Pemimpin rapat merupakan salah satu penentu keberhasilan suatu rapat. Dapat dibayangkan jika suatu rapat dipimpin oleh orang yang tidak punya kemampuan komunikasi yang baik pastilah rapat akan berjalan ricuh. Seorang pemimpin rapat harus memiliki kemampuan dalam mengatur jalannya rapat. Untuk mengatur rapat agar berjalan efektif, si pemimpin harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, selain itu pemimpin juga harus memiliki wibawa dalam mengatur rapat. Setiap pemimpin rapat memiliki sifat dan tipe-tipe yang berbeda pada saat rapat. Namun secara garis besar tipe-tipe pemimpin rapat dapat dilihat sebagai berikut: Tipe otoriter adalah orang yang memimpin rapat dengan sikap 'tangan besi'. Maksudnya pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa ialah orang yang paling mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi. Sehingga ia tidak memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengeluarkan pendapat. Pemimpin seperti ini biasanya lebih cendrung bertindak seperti komandan yang memberikan perintah kepada prajurit-prajuritnya. Rapat yang dipimpin dengan orang dengan tipe ini serasa tidak hidup. Karena setiap permasalahan tidak lagi didiskusikan melainkan langsung diatasi oleh pimpinan itu sendiri.
| tipe pemimpin rapat |
Tipe ini merupakan idaman bagi peserta rapat, ia memberikan kebebasan bagi anggota rapat untuk memeberikan pendapatnya masing-masing. Pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa rapat merupakan ajang penyelesaian masalah bersama dengan cara musyawarah. Rapat yang dipimpin oleh pemimpin bersifat demokratis menghasilkan keputusan rapat yang diambil oleh keseluruhan peserta rapat. Rapat menjadi dinamis karena seluruh peserta rapat ikut menyumbangkan idenya masing-masing. Berbanding terbalik dengan kedua tipe diatas, tipe ini membiarkan peserta rapat untuk menyelesaikan masalahnya sendiri. Pemimpin dengan tipe ini acuh tak acuh terhadap rapat yang sedang dilaksanakan. Tipe ini juga menyerahkan segala sesuatunya kepada peserta rapat. Pemimpin rapat tipe laissez faire ini ibarat penonton saja diataran peserta rapat. Dari ketiga tipe pemimpin rapat diatas, dapat kita simpulkan bahwa tipe pemimpin rapat bersifat demokratislah yang mampu menghidupkan suasana rapat yang ideal, sekaligus menghasilkan keputusan rapat yang mencerminkan aspirasi seluruh peserta rapat.
Selanjutnya silahkan simak Tipe-Tipe Peserta Rapat
Ø Factor tipe pemimpin rapat atau peserta rapat
a. Situasi
b. Keadaan
c. Karakter
d. Pengetahuan
e. Suasana hati
Tipe pemimpin rapat
1. Tipe otoriter : pemimpin rapat merupakan pihak yang paling dominan dan paling mengetahui segala hal. Pemimpin ini menentukan apa kegiatan kelompoknya tanpa memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk memberikan pendapat atau saran. Pemimpin ini tidak terlibat dalam kelompok, tetapi hanya memberi perintah apa yang harus dikerjakan sehingga peserta rapat hanya bersifat statis dan menunggu perintah dari atasannya saja. Ciri: sebagai dictator, sifat apatis, agresif, tidak adanya musyawarah, memberi perintah.
2. Tipe demokratis : ciri tipe ini adalah bersifat terbuka dan memberi kesempatan kepada pesertanya untuk berperan aktif dalam menentukan tujuan kelompok. Pemimpin rapat terlihat langsung dalam interaksi kelompok dan keputusan di ambil berdasarkan hasil musyawarah sehingga peserta rapat merasa bertanggung jawab terhadap hasil keputusan rapat. Ciri : bukan dictator bukan di tengah-tengah, stimulasi anggota-produktif, tindakan sesuai kepentingan dan kesanggupan bersama, terbuka atas saran, kritik, sharing power dan authority, kekeluargaan dan persatuan.
3. Tipe laissez-faire : memberikan kebebasan kepada peserta rapat untuk mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi segala sesuatu. Pemimpin rapat bersifat pasif. Ciri : membiarkan bawahan, tidak ada control dan koreksi, tanpa memberi petunjuk dan saran, tanggung jawab dan kekuasaan simpang siur.
4. Tipe pseudo-demokratis : demokratis semu, manipulasi diplomatic, keputusan akhir pada pemimpin.
Fungsi pemimpin rapat :
a. sebagai pengarah,
b. sebagai layar pemantul,
c. sebagai penengah jika ada ketegangan,
d. sebagai pencari jalan,
e. sebagai pemberi semangat,
f. sebagai penyimpul dan penentu keputusan.
Tipe peserta rapat :
1. Tipe pemersatu: bertindak sebagai juru damai jika terjadi perselisihan antara kelompok yang lain dengan cara mencari persamaan dari berbagai pendapat dengan meredakan emosi selama rapat berjalan. Ciri : berjiwa besar, penuh pengertian, sabar, tekun dalam menghadapi segala sesuatu, toleransi cukup besar.
2. Tipe perantara: bertindak sebagai perantara yang menjembatani kepentingan antar kelompok dan memberikan penjelasan kepada peserta rapat yang tidak jelas tentang pendapat yang dikemukakan peserta rapat yang lain. Ciri: pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya, dan penampilan menyakinkan.
3. Tipe pendengar : bersifat pasif dan tidak aktif dalam kegiatan kelompok mereka tidak memberikan sumbangan pendapat, usul dan saran/tidak ikut memecahkan permasalahan yang dihadapi. Kurangnya keterlibatan tipe peserta ini karena dipengaruhi oleh factor kurangnya pengalaman, kurang pengetahuan, pemalu, kurang bergaul, dan tidak mempunyai kepercayaan diri.
4. Tipe pemberi semangat: mempunyai sifat penggerak yang akan memberikan semangat jika suatu rapat berjalan lesu atau tidak menghasilkan suatu pembahasan masalah. Ciri : memiliki kemauan dan kemampuan kerja yang tinggi, bermoral, mempunyai disiplin kerja yang tinggi, pandai membaca situasi, dan berwibawa atau disegani oleh siapa saja.
5. Tipe inisiatif : Memiliki banyak idea tau inisiatif untuk memulai pembicaraan atau pembahasan masalah. Ciri : rajin, tekun dalam menghadapi segala pekerjaan dan tantangan, serta mempunyai kreativitas yang tinggi. Apabila rapat berjalan kurang lancar, maka tipe peserta rapat ini akan memberikan pemecahan masalah dengan cepat.
6. Tipe pemberi Informasi : peserta rapat ini bertindak sebagai penyalur informasi karena memiliki pengetahuan dan pengalaman cukup banyak yang berguna untuk memecahkan permasalahan dalam organisasi. Ciri : mudah bergaul dan dapat dipercaya
7. Tipe penyerang : bersikap banyak menentang terhadap masalah yang dibicarakan sehingga cenderung menimbulkan perdebatan yang berkepanjangan. Tipe penyerang terkadang tanpa alasan yang masuk akal mengadakan penyerangan terhadap pendapat yang dikemukakan oleh peserta rapat yang lain dan tidak menghiraukan pendapat tersebut betul atau salah. Apabila pemimpin rapat tidak segera mengambil keputusan secara cepat dan tepat, maka dapat berakibat perpecahan dalam kelompok.
Fungsi peserta rapat :
a. sebagai penyumbang data,
b. sebagai penyimpul dan perumus kesimpulan,
c. sebagai penyumbang data,
d. sebagai penerima hasil keputusan,
e. sebagai pembantu pemimpin
Sistematika menulis rapat :
a) Menggunakan istilah yang relevan
b) Tidak bertele-tele
c) Menggunakan EYD
d) Tidak menggunakan bahasa baku
Notula yaitu laporan tentang hasil pembicaraan permasalahan tertentu dalam sebuah rapat organisasi. Apabila rapat diwakili oleh pimpinana seorang diri, maka notula dapat diminta dari perusahaan kolega yang menjadi tuan rumah, kemudian dibuat arsip sebagai bahan pembuktian di kantor sang pejabat.
Syarat yang harus dimiliki oleh notulis :
1. Cerdas dan tanggap/cekatan dalam mendengar.
2. Teliti dan cekatan dalam menulis
3. Memiliki kemampuan berbahasa asing, khususnya bahasa inggris
4. Mampu berkomunikasi secara verbal dengan attitude yang baik
5. Mampu memilih inti kalimat yan grelevan untuk ditulis ataupun tidak ditulis
6. Berani untuk bertanya atas sebuah penuturan yang dirasa kurang jelas dari sang komunikator
7. Memiliki kemampuan menulis yang cepat
8. memiliki kapasitas keterampilan menyelaraskan antara pengolahan data degan kebutuhan akomodasi atas segenap gagasan yang dilontarkan oleh orang lain
9. menguasai motoda atau teknik menulis yang benar sesuai kaidah dan sistematik
10. cepat dalam mengelola kembali catatan kasarnya menjadi sebuah notal yang baik dan siap untuk didistribusikan kepada semua pihak yang menginginkannya terutama yang berhalangan hadir
Fungsi Notula :
a. sebagai pedoman bagi pemimpin rapat dalam pengambilan keputusan
b. pedoaman untuk menyelenggrakan rapat selanjutnya
c. pedoaman bertindak
d. sebagai rekaman rapat terakhir
e. bukti kronologis sejarah hitam diatas putih
f. sebagai alat pengingat
g. sebagai bahan informasi bagi yang tidak hadir
Jenis Notula :
1. notula harfiah : catatan yang bersifat panjang lebar dan detail yang merekam semua pembicaraan jenis apapun termasuk presentasi, sanggahan, kritik, dan Tanya jawab dari semua peserta rapat. Semua itu ditulis apa adanya tanpa diringkas. Jadi persis seperti tape recorder yang tertulis. Gunanya agar semua pihak dapat mengingat kembali setiap kalimat dan arah pembahasan yang telah terjadi sebelumnya selam diruang rapat.
2. Notula ringkasan/risalah : laporan berjalannya rapat mulai dari awal hingga akhirm tetapi dalma bentuk yang sudah diringkas. Hal-hal yang perlu ditulis dan yang tidak perlu sudah difilter sebelumnya, tanpa mengurangi makna dan tujuan pembuatan notula. Jadi hanya sekedar memenuhi kinerja yang efisien. Selain itu guna dari risalah juga untuk menyederhanakan kalimat pada inti pembicaraannya saja tanpa berbelit-belit. Dengan demikian pembaca dapat lebih memahaminya degna lugas dan jelas.