Apa yang dimaksud ruang lingkup perkantoran?

Administrasi Perkantoran – Pengertian, Tujuan, Ruang Lingkup, Unsur & Fungsinya – DosenPendidikan.Com – Dalam hal ini apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran ?? Pengertian Administrasi Perkantoran ialah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :

• Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya. Sebagai contoh:

1. Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,
2. Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

• Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :

1. Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
2. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
3. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

• Kepranataan (Institusi)

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen-departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Pengertian Kantor

Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:

Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung  yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

Dari segi aktivitas

 Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotperabot kantor.3. Personil, yaitu semua orangyang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

Definisi Administrasi Perkantoran

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu Ad yang artinya intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit ialah semua kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif. Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Supaya lebih memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli, nah berikut ini definisi administrasi perkantoran menurut para ahli yaitu:

• Menurut George Terry
  Pengertian administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
• Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell
  Pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
• Menurut Suparjati
  Pengertian administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
• Menurut Arthur Granger
  Administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
• Menurut William Spriegel Dan Ernest Daview
  Pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturin, produksi, pengelolaan gudang dan marketing.

Baca Juga : Pengertian, Fungsi Dan Tugas Penting HRD Dalam Perusahaan

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran diatas secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi dan psikologis.

• Teknis, memiliki manfaat dan daya guna.
• Ekonomis, harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
• Psikologis, memberikan kepuasan.

Nah berikut ini ialah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap yaitu:

• Menyediakan data dan informasi secara lengkap kapada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
• Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
• Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan menajemen.
• Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengindentifikasi masalah dan penyebabnya serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
• Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman dan penggajian.
• Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
• Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing- masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai.

Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan.

•  Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1. Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2. Tata suara
3. Tata warna
4. Tata ruang kantor
5. Ventilasi
6. Penerangan/cahaya
7. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8. Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9. Anggaran (Budgeting) perkantoran

Baca Juga : “Sarana & Prasarana” Pengertian & ( Contoh – Cara Pemeliharaan – Penyimpanan )

•  Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

• Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.

Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

• Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.

• Gedung

1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.

• Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

• Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

•  Mesin-Mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

• Ruang perkantoran (Office Space)

Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

• Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

• Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

• Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
• Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

• Peralatan dan Mesin  (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

•  Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan  Barang.

• Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

• Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

• Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

• Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis. Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat. Psikologis.

Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosanpemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

Baca Juga : Pengertian Dan Karakteristik Customer Relationship Management (CRM)

Karatreristik Administrasi Perkantoran

Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan trsebut.

Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.

Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak  masuk atau yang lembur  tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Azas-Azas Administrasi Perkantoran

Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan agar  mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan.

Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915

1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung      jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan
4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga keerja.

• James D. Mooney

1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan disiplin
2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi
3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda
4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lin

Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang ijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan aktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

• Mengumpulkan / Menghimpun

Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperluk.

• Mencatat

Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis.

• Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

• Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

• Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat.

• Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan.

Struktur Organisasi Kantor

Struktur organisasi bersifat unik, tidak ada organisasi yang mempunyai struktur yang sama persis dengan yang  lain. Namun mereka dapat diklasifikasikan menurut  kesamaan elemennya.  Masalah utama dalam mendesain struktur organisasi adalah memilih bentuk dasar struktur organisasi

Struktur Fungsional

• Dasar pengelompokan kegiatan adalah sumber (resources) yang berarti setiap fungsi merupakan bagian yang menyediakan sumber (misalnya bagian produksi, keuangan, pemasaran, personalia, penelitian dan pengembangan).
• Kegiatan dan manusia dikelompokkan bersama berdasarkan dasar kesamaan pekerjaan, ekahlian, tujuan atau penggunaan sumberdaya seperti produksi, keuangan, penjualan, sdm dan teknik.
• Kegiatan pengolahan dan pelayanan informasi yang ada pada bagian produksi, pemasaran, dan seluruh bagian lainnya disatukan menjadi satu bagian yaitu bagian

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitannya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini ialah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

• Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
• Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
• Fungsi analis yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
• Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta kerampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
• Fungsi manajerial yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

Baca Juga :“Sekretaris” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Fungsi – Tujuan – Jenis )

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Setelah saya menguaraikan sedikit materi administrasi perkantoran saat saya menjeleaskan mengenai unsur adm perkantoran yang sudah di rangkum. Dan unsur adm perkantoran ini saya kutip dari buku adm modern milik the liang gie. Berikut ini Unsur –unsur administrasi perkantoran :

Unsur Organisasi

Unsur Organisasi adalah Sebuah aktivitas menyusun suatu kerangka organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat kerja untuk setiap kegiatan usaha kerjasama agar supaya mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Unsur Menejemen

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan yang menggerakkan para pegawai atau karyawan kantor agar menggunakan seluruh fasilitas Perkantoran sehingga tujuan kerjasama yang telah diputuskan bersama dapat tercapai.

Unsur Kepegawaian/ Personalia

Kepegawaian adalah merupakan suatu bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja supaya tercapainya tujuan yang sudah di tetapkan sebelumnya.

Unsur Keuangan

merupakan suatu kegiatan yang dilakukan berhubugan dengan pengelolaan anggaran (uang) untuk menunjang penyelesaian pekerjaan kantor yang sesuai pokok organisasi kerja. Dalam hal ini Administrasi keuangan biasanya di pegang oleh bendahara perkantoran.

Unsur Perlengkapan

Merupakan suatu kegiatan yang mengelola segala kebutuhan pegawai yang meliputi mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor, dan perlengkapan mengenai ruang kerja untuk membantu penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.

Unsur Ketatausahaan( kesekretariatan/ Pekerjaan kantor)

Merupakan kegiatan kantor dalam pengolahan informasi yang diperlukan dengan membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.

Unsur Komunikasi( Tata hubungan)

Merupakan suatu kegiatan yang memberikan informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi dalam rangka mewujudkan intregritas pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.

Hubungan masyarakat/ public relation

Merupakan sebuah Kegiatan yang menghubungkan/menginformasikan kepentingan Perkantoran kepada Pihak luar yang kerjasama atau sebaliknya pihak luar yang akan menyampaikan kepentingan nya kepa perusahaan. Dalam hal ini tentunya sebagai penjembatan antara perusahaan dengan Investor atau Customer.

Demikianlah pembahasan mengenai Administrasi Perkantoran – Pengertian, Tujuan, Ruang Lingkup & Fungsinya semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya.