Sekarang ini kita hidup pada era teknologi digital yang berkembang begitu pesat. Dalam ranah profesional, sudah semestinya perusahaan mulai melakukan transformasi digital di setiap aspek kegiatan organisasinya. Transformasi digital sendiri adalah penerapan teknologi digital untuk mengubah layanan atau kegiatan organisasi, melalui pergantian proses non digital atau manual dengan proses digital yang lebih baru. Sebenarnya mudah saja melihat apakah sebuah perusahaan sudah mulai menerapkan transformasi digital atau belum. Yaitu dengan melihat bagaimana dokumen manajemen sistem yang mereka terapkan.
Dokumen manajemen sistem adalah kegiatan vital di setiap organisasi, apa pun bidang dan jenis organisasinya. Oleh karena itu, manajemen dokumen ini bisa menjadi tolok ukur sebuah perusahaan telah bertransformasi digital atau belum. Gampangnya, perusahaan bisa dikatakan belum benar-benar melakukan transformasi digital kalau manajemen dokumen yang diterapkan masih manual.
Kenapa perusahaan perlu transformasi digital?
Perkembangan teknologi itu sesuatu yang pasti. Zaman berkembang, sama halnya dengan perusahaan yang juga harus ikut berkembang. Perusahaan perlu mengembangkan kegiatan dan ekspansi bisnisnya ke lokasi yang lebih luas. Teknologi non digital tidak mampu memfasilitasi ekspansi ini. Kendala jarak dan waktu yang membuat perusahaan harus mengubah sistemnya. Bayangkan saja, seberapa sulitnya kalau perusahaan harus selalu mengirimkan dokumen fisik ke kantor cabangnya yang lain menggunakan jasa pengiriman. Pasti akan sangat memakan waktu dan biaya. Sedangkan, manajemen dokumen ini adalah kegiatan yang akan selalu ada.
Lalu perusahaan harus bagaimana?
Transformasi digital dilakukan dari yang paling sederhana, yaitu dengan mengganti surat maupun dokumen fisik menjadi dokumen digital. Kegiatan ini adalah hal yang paling mendasar. Mulai dari sekarang, alih-alih menggunakan salinan fisik dokumen, gantilah menjadi dokumen digital! Harusnya ini bukan hal yang susah, mengingat semua perusahaan juga sudah menggunakan perangkat komputer maupun laptop. Malah, sebenarnya ini lebih memudahkan Anda karena Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen fisik berbentuk kertas.
Tapi masih ada satu hal lagi yang perusahan perlu pikirkan, yakni perihal dokumen atau arsip lama yang bentuknya masih fisik. Pasti perusahaan memiliki arsip lama yang sifatnya penting dan harus dilindungi. Satu-satunya jalan adalah perusahaan harus mau mangalokasikan waktu dan tenaga untuk mengubah dokumen atau arsip lama tersebut menjadi berbentuk digital. Mau tidak mau perusahaan harus melakukan ini demi mengubah dokumen manajemen sistem yang lebih memadai dan canggih.
Dalam proses mengubah dokumen lama ini perusahaan perlu melakukan beberapa hal, yakni membuka kembali arsip lama, menyortirnya, lalu mengubahnya menjadi bentuk digital. Perusahaan yang sudah berdiri lama pasti memiliki banyak sekali arsip. Di sini lah tugas para pegawai untuk membuka kembali arsip lama, kemudian menyortir mana dokumen yang masih relevan dan mana dokumen yang bisa disingkirkan. Kemudian, dokumen yang sudah disortir tersebut harus dijadikan digital. Bisa dengan cara scanning atau dibuat ulang dengan format yang sama. Dengan melakukan ini, perusahaan Anda sudah selangkah lebih maju dalam menerapkan dokumen manajemen sistem berbasis digital.
Tidak berhenti di sini, dokumen yang sudah dijadikan arsip elektronik perlu disimpan pada ruang penyimpanan digital. Penyimpanan digital ini juga banyak jenisnya. Kalau di komputer atau laptop, ada yang namanya folder “local disc” yang tersimpan pada hardisk di dalam mesin komputer. Bisa juga disimpan pada ruang penyimpanan komputer server kalau perusahaan sudah memiliki server fisik sendiri. Penyimpanan digital semacam ini juga jauh lebih ringkas, karena menggantikan ruang penyimpanan fisik yang memakan tempat.
Tapi ternyata masih ada lagi kendala yang muncul. Ruang penyimpanan digital yang memanfaatkan local disc pada hardisk komputer juga memiliki akses yang terbatas. Tidak semua orang bisa mengakses secara mudah dan langsung. Kalaupun dokumen disimpan pada local disc komputer server, tetap aksesnya terbatas untuk user dan pada jaringan tertentu. Padahal dokumen perlu diakses banyak pihak kapan pun dan di mana pun, tidak terbatas pada jam kerja dan lokasi kerja. Oleh karena itu, dokumen manajemen sistem juga harus bisa mengatasi permasalahan ini.
Dokumen Manajemen Sistem berbasis Cloud adalah solusinya!
Solusinya adalah internet. Kalau perusahaan ingin memiliki ruang penyimpanan dokumen digital yang mudah diakses, maka perusahaan harus menyimpannya di internet. Kalau bahasanya kerennya, ini disebut ruang penyimpanan berbasis cloud alias ruang penyimpanan di awan. Sesungguhnya cara ini sudah banyak dilakukan. Contohnya, ketika Anda menautkan file dokumen di badan email dan mengirimnya, Anda sesungguhnya sedang menyimpan file dokumen tersebut di awan. Hanya saja, cara ini tidak bisa membuat manajemen dokumen sistem yang terstruktur dan terintegrasi.
Perusahaan membutuhkan sebuah dokumen manajemen sistem berbasis cloud computing yang terintegrasi serta memiliki ruang penyimpanan besar yang dapat diakses dengan mudah. Dengan kata lain, perusahaan membutuhkan sebuah software atau aplikasi dokumen manajemen sistem yang khusus untuk perusahaan. Di sini lah, Integra Teknologi Solusi hadir untuk membantu perusahaan Anda mewujudkan dokumen manajemen sistem yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Tertarik untuk menerapkan dokumen manajemen sistem? Konsultasikan saja dulu dengan kami di sini!
You're Reading a Free Preview
Page 3 is not shown in this preview.
Dokumen Elektronik (E-Doc) adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Dokumen Elektronik pada aplikasi SIKEPEL merupakan kumpulan dokumen kepegawaian dari setiap pegawai di lingkungan pemerintah Kabupaten Lebak dalam bentuk file digital hasil scan bertipe Jpg, Png, Pdf, Doc dll yang diupload pada sebuah sistem informasi kepegawai Kabupaten Lebak sebagai arsip dokumen kepegawaian setiap pegawai.
Dengan arsip dokumen elektronik ini, menjadikan resiko hilang, rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Selain itu juga dapat mempermudah apabila kita membuatuhkan dokumen tersebut dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan cepat dan tepat selama terkoneksi dengan jaringan internet. Berikut ini beberapa manfaat dari dokumen elektornik diantaranya:
| 1. | Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja |
| 2. | Pegindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya. |
| 3. | Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen |
| 4. | Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya. |
| 5. | Menghemat tempat |
| 6. | Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. |
| 7. | Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet. |
| 8. | Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan dalam mengaksesnya. |
| 9. | Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel |
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kabupaten Lebak dalam pengelolaan Dokumen Elektronik Pegawai pada aplikasi SIKEPEL memiliki kriteria dan standarisasi yang menjadikan dasar bahwa dokumen tersebut bisa digunakan sebagai dokumen elektornik. Adapun standar dan kriteria dokumen yang sesuai adalah sebagai berikut:
| 1. | Dokumen yang discan adalah dokumen asli |
| 2. | Dokumen Jelas jika di zoom tidak pecah |
| 3. | Dokumen bersih (tidak kotor atau buram) |
| 4. | Dokumen hasil Scaner bukan photo |
| 5. | Dokumen tampak keseluruhan tidak terpotong dan tidak miring |
| 6. | Ukuran file dokumen tidak kurang dari 1 Mb dan tidak lebih dari 1.5 Mb |
| 7. | File dokumen bertipe JPG, PNG, PDF disesuaikan dengan format yang diminta pada aplikasi |
| 8. | Memiliki legalitas yang syah sesuai aturan yang berlaku |
| 9. | Dokumen yang diupload sesuai dengan form yang dibutuhkan |
Standarisasi dokumen elektronik pada aplilkasi SIKEPEL ini kami lakukan untuk menunjang proses layanan kepegawaian secara digital tanpa berkas fisik (paperless) yang diminta oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan juga kedepan proses layanan kepegawaian di BKPP akan menggunakan layanan secara elektronik, dan salah satu pendukungnya adalah dokumen elektronik yang ada pada aplikasi SIKEPEL.
Dengan demikian bagi pegawai yang datanya belum terintegrasi dan update pada aplikasi SIKEPEL maka semua bentuk layanan kepegawaian tidak akan diproses/dilayani sesuai dengan surat edaran Sekretaris Daerah Nomor: 800/717-BKPP/2017 tanggal 31 Maret 2017 perihal Implementasi SIKEPEL. (bid. datim BKPP 08/07/2019)