Apa itu staff teknik dalam bem

GRAND DESIGN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

KABINET JAYAKARYA PERIODE 2020/2021

I. VISI DAN MISI

1. Visi

“Mewujudkan BEM KBM POLINES yang harmonis dan sinergi dalam berkarya, wujudkan CITA”

2. Misi

a. Membentuk dan menyelenggarakan Tata Kelola Organisasi yang professional amanah dan bersahabat

• Seluruh fungsionaris mengerti dan memahami Visi dan Misi BEM KBM Polines periode 2020/2021
• Seluruh fungsionaris memahami Tata Kelola dan sistem kerja BEM KBM Polines periode 2020/2021
• Penguatan dan/ peningkatan skill serta penanaman nilai-nilai organisasi disetiap pelaksanaan program kerja yang dibawa oleh BEM KBM Polines periode 2020/2021 kepada seluruh fungsionaris.
• Membangun komitmen berkarya yang harmonis, sinergi dan berdedikasi untuk mecapai Visi BEM KBM Polines 2020/2021

b. Berkolaborasi dengan seluruh ormawa untuk menentukan arah nyata BEM KBM POLINES

• Membangun komunikasi efisien, efektif dan startegis kepada semua elemen ormawa di KBM Polines.
• Mengupayakan terselenggaranya kegiatan yang kolaboratif antar ormawa/multi disiplin ilmu dan karakter yang ada di Polines
• Penyusunan database prestasi secara berkala dalam rangka pengoptimalan achievement competitive side mahasiswa Polines
• Penyusunan database kegiatan organisasi mahasiswa dan organisasi daerah (pengurus dan program kerja), guna meningkatkan sinergisitas kegiatan kemahasiswaan dan penyelarasan gerak mahasiswa
• Mewadahi dan memfasilitasi minat, bakat, dan kebutuhan mahasiswa, melalui pelayanan yang produktif dan konstruktif.

c. Terdepan dalam kajian dan menumbuhkan sikap responsif serta kepedulian mahasiswa terhadap sosial masyarakat

• Proaktif dalam setiap kegiatan sosial dan tanggap secara nyata dalam setiap bencana
• Komprehensif dalam melakukan kajian mengenai peristiwa ataupun isu potensial yang ada di kampus maupun di wilayah regional dan nasional
• Pengoptimalan teknologi untuk meningkatkan kepedulian serta kepekaan isu yang sedang berkembang

d. Membentuk persatuan dan kesatuan elemen pergerakan mahasiswa Polines baik di internal maupun eksternal

• Membangun kedekatan struktural dan kultural antar elemen mahasiswa
• Ikut berperan aktif dalam kegiatan kemahasiswaan Polines

II. NILAI ORGANISASI

Kekeluargaan, kesatuan, dan ketulusan pengabdian dalam semangat berkolaborasi menjadi prinsip dasar Organisasi. Integritas anggota BEM KBM Polines menjadi kekuatan utama dalam upaya mewujudkan setiap program organisasi untuk meningkatkan pelayanan sehingga setiap langkah BEM KBM Polines dapat dirasakan semua pihak.

Inisiatif adalah daya cipta untuk menciptakan suatu karya. Semangat untuk berdedikasi bagi mahasiswa dan bangsa yang ada di BEM KBM Polines, menuntut anggotanya untuk selalu berkarya dan melakukan pembaharuan. Melalui akumulasi inisiatif dari setiap lini organisasi mendorong terciptanya karya positif untuk sekitar. Sehingga hal yang perlu dilakukan oleh segenap civitas akademika di Polines yaitu belajarlah untuk menghargai karya dan jangan berhenti untuk berinisiatif untuk menciptakan karya.

Keselarasan action dan gagasan menjadi bentuk aktualisasi tujuan organisasi untuk menjalankan kegiatan dengan baik. Keharmonisan diharap dapat menyadarkan peran dan tupoksi masing-masing, sehingga sinergitas dapat terbentuk yang harapannya akan mengoptimalkan peran yang ditugaskan agar tercapainya cita-cita organisasi.

III. TAGLINE

Berjaya dalam berkarya!

           ber.ja.ya

      1. Berhasil;beruntung;menang;mencapai kemegahan(kebesaran)

Melambangkan harapan dan optimisme akan tercapainya keberhasilan dalam mewujudkan semua karya yang di aktualisasikan dalam program kerja/agenda.

           ber.kar.ya

1. Mempunyai pekerjaan tetap;berprofesi
2. Mencipta (mengarang, melukis, dan sebagainya)

Melambangkan semangat untuk memberi kebermanfaatan bagi mahasiswa dan bangsa. Melalui akumulasi inisiatif dari setiap lini organisasi mendorong      terciptanya karya positif untuk sekitar.

IV. DESKRIPSI LOGO

V. STRUKTUR ORGANISASI

VI. DESKRIPSI KERJA KEMENTRIAN

1. Membantu Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam menjaga kestabilitasan kementerian yang dinaungi di BEM KBM POLINES
2. Menaungi Kementerian Kesekretariatan, Keuangan dan Kominfo (komunikasi dan Informasi) untuk saling berkoordinasi dan berjalan sesuai tugas dan fungsinya
3. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kinerja kementerian yang dinaungi
4. Memberikan saran/masukan/rekomendasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh kementerian yang dinaungi
5. Melakukan pengawasan kepada seluruh fungsionaris kementerian yang dinaungi baik secara terbuka maupun tertutup
6. Melakukan rekapitulasi data pelanggaran peraturan yang dilakukan fungsionaris BEM pada kementerian yang dinaungi dan bertindak sebagai penegak peraturan
7. Bertugas memberikan dukungan pengelolaan manajemen kabinet kepada Presma dan Wapresma BEM KBM POLINES dalam kerja cabinet
8. Mengatur jadwal rapat tetap
9. Pemberian dukungan teknis dalam membuat Peraturan BEM KBM POLINES

• Menteri Koordinator Internal

1. Membantu Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam menjaga kestabilitasan kementerian yang dinaungi di BEM KBM POLINES
2. Menaungi Kementerian Agama, PSDM dan Dalam Negeri untuk saling berkoordinasi dan berjalan sesuai tugas dan fungsinya
3. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kinerja kementerian yang dinaungi
4. Memberikan saran/masukan/rekomendasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh kementerian yang dinaungi
5. Mewakili Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam setiap agenda koordinasi dengan institusi selama hal itu dibutuhkan
6. Melakukan pengawasan kepada seluruh fungsionaris kementerian yang dinaungi baik secara terbuka maupun tertutup
7. Melakukan rekapitulasi data pelanggaran peraturan yang dilakukan fungsionaris BEM pada kementerian yang dinaungi dan bertindak sebagai penegak peraturan

• Mentri Koordinator Pengembangan Potensi Mahasiswa

1. Membantu Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam menjaga kestabilitasan kementerian yang dinaungi di BEM KBM POLINES
2. Menaungi Kementerian Minat & Bakat, Ekonomi Kreatif, dan Riset & Penalaran untuk saling berkoordinasi dan berjalan sesuai tugas dan fungsinya
3. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kinerja kementerian yang dinaungi
4. Memberikan saran/masukan/rekomendasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh kementerian yang dinaungi
5. Mewakili Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam setiap agenda koordinasi dengan institusi selama hal itu dibutuhkan
6. Melakukan pengawasan kepada seluruh fungsionaris kementerian yang dinaungi baik secara terbuka maupun tertutup
7. Melakukan rekapitulasi data pelanggaran peraturan yang dilakukan fungsionaris BEM pada kementerian yang dinaungi dan bertindak sebagai penegak peraturan

• Mentri Koordinator Eksternal

1. Membantu Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam menjaga kestabilitasan kementerian yang dinaungi di BEM KBM POLINES
2. Menaungi Kementerian Sosial Politik, Sosial Masyarakat, dan Luar Negeri untuk saling berkoordinasi dan berjalan sesuai tugas dan fungsinya
3. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kinerja kementrian yang dinaungi
4. Memberikan saran/masukan/rekomendasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh kementerian yang dinaungi
5. Mewakili Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa dalam setiap agenda koordinasi dengan institusi selama hal itu dibutuhkan
6. Melakukan pengawasan kepada seluruh fungsionaris kementerian yang dinaungi baik secara terbuka maupun tertutup
7. Melakukan rekapitulasi data pelanggaran peraturan yang dilakukan fungsionaris BEM pada kementerian yang dinaungi dan bertindak sebagai penegak peraturan

• Kementerian Kesekretariatan

      1. Bertanggung jawab penuh atas kesekretariatan internal BEM

• Membuat pemberitahuan laporan kegiatan, menyusun surat keputusan, surat keluar, dan segala surat/berkas dalam bentuk apapun yang dibutuhkan.
• Mendata surat keluar, mengarsipkan surat masuk, dan mengarsipkan segala berkas penting.
• Menyusun proposal, LPK dan LPJ dan segala berkas yang dibutuhkan.

       2. Mengkoordinasi dan mengatur urusan kesekretariatan HMJ dan UKM

• Bertanggung jawab atas pengarsipan dan pelayanan surat peminjaman tempat, pemberitahuan laporan kegiatan, dan segala bentuk berkas yang dibutuhkan guna pengoptimalan pelayanan kegiatan kemahasiswaan.
• Melakukan pembinaan serta mengupayakan meningkatnya kapabilitas sekretaris HMJ dan UKM.
• Menetapkan aturan-aturan dan sistem mengenai kesekretariatan HMJ dan UKM.

       1. Bertanggung jawab penuh atas pengelolaan dan pengaturan keuangan BEM

• Membuat, merencanakan dan mengelola anggaran dana yang ada dalam kegiatan atau aktivitas yang dilakukan BEM yang meliputi pembagian, pemasukan, dan pengeluaran.
• Melaporkan secara periodik yaitu sebulan sekali laporan keuangan dengan prosedur yang ditetapkan kepada Presiden Mahasiswa.
• Mengelola dan menarik kas dari setiap fungsionaris.
• Mengupayakan pembuatan rekening BMT.
• Berwenang mengambil tindakan teknis yang berhubungan dengan masalah keuangan yang ada dalam kegiatan atau aktivitas yang dilakukan BEM dengan pertimbangan Presma.

       2. Mengoordinasi, pembinaan dan mengatur urusan keuangan HMJ dan UKM

• Melakukan pengawasan, pengontrolan dan mengoreksi terhadap keuangan HMJ dan UKM
• Mencairkan dana ormawa kepada Ormawa terkait dengan koordinasi kepada BPM
• Menetapkan segala aturan-aturan yang menyangkut pelayanan kepada Mahasiswa

• Kementerian Komunikasi Dan Informasi

1. Bertanggung jawab atas akun sosial media BEM
2. Sebagai wadah, penyalur, serta berbagi aspirasi dan informasi yang berhubungan dengan segala informasi kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Polines yang diiharapkan agar terwujudnya jalinan komunikasi yang baik antara pihak kampus, mahasiswa dan masyarakat
3. Mengawasi sosial media yang sudah melekat di KBM Polines
4. Independen dalam mempublikasi berbagai acara dan fenomena yang terjadi didalam maupun luar lingkup kampus
5. Bekerja sama dengan Media Eksternal dalam penyampaian informasi/berita.
6. Menjadi pusat database segala informasi dengan bekerja sama dengan Kementerian Kesekretariatan

       1. Bertanggung jawab atas Pelayanan terhadap Ormawa dan Mahasiswa

• Memiliki kuasa penuh atas sistem one get service dan SIPERA yang berhubungan langsung dengan institusi
• Melakukan pelayanan peminjaman tempat dan mengatur peminjaman tempat dengan sebaik-baiknya
• Menjalankan fungsi sebagai jembatan serta menyinergisitaskan seluruh ormawa yang ada di Polines
• Menetapkan seluruh aturan-aturan yang dibutuhkan untuk menjaga stabilitas KBM
• Melakukan kunjungan HMJ guna menyerap aspirasi dan mengkomunikasikan segala kegiatan Ormawa serta menjaga stabilitas KBM, sekurang-kurangnya tiga bulan sekali
• Bertanggung jawab atas sosialisasi birokrasi

       2. Melakukan koordinasi terhadap keberlangsungan agenda/program kerja ormawa

• Melakukan pengawasan, penilaian, dan evaluasi berkala terhadap kinerja HMJ, dengan melakukan pengecekan langsung di Ormawa yang bersangkutan dan/atau pendekatan-pendekatan apapun yang dibutuhkan
• Melakukan pengawasan, penilaian, dan evaluasi terhadap kinerja UKM (Berkoordinasi dengan kementerian yang menaungi UKM tersebut)

       3. Bertanggung jawab atas inventaris kantor dan mengoordinasi atas kebersihan kantor

1. Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang keagamaan dalam lingkup BEM maupun KBM Polines
2. Mengawal terlaksananya program “Peningkatan Spiritual Mahasiswa” (PESIMA) yang diselenggarakan oleh institusi agar bisa terlaksana secara maksimal
3. Menjaga hubungan harmonis dan sikap toleransi antar umat beragama yang ada di Polines
4. Menjaga koordinasi dengan komunitas (Response)
5. Menyelenggarakan koordinasi bulanan dengan UKM Bidang Keagamaan dan/atau Bidang Keagamaan dalam Himpunan Mahasiswa Jurusan di Polines

• Kementerian Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa

      1. Bertanggung jawab atas loyalitas, solidaritas demi tercapainya harmonis dan sinergi di internal BEM

• Menjadi wadah konselor seluruh fungsionaris BEM
• Melakukan pengamatan dan pembinaan untuk meningkatkan kapabilitas fungsionaris BEM demi efektifitas kerja BEM
• Berkoordinasi dengan kementerian lain untuk melakukan pelatihan fungsionaris BEM

       2. Bertanggung jawab atas rekomendasi Fungsionaris BEM periode selanjutnya

• Bertanggung jawab atas pembentukan dan pembinaan staff muda BEM
• Menyusun kurikulum untuk pelatihan staff muda BEM
• Membuat mekanisme penilaian staff muda BEM

       3. Mengoordinasi dan mengatur urusan bidang PSDM di HMJ dan UKM

• Bertanggung jawab atas kapabilitas, solidaritas, loyalitas fungsionaris UKM dan HMJ melalui PSDM di ormawa yang bersangkutan
• Melakukan koordinasi rutin sekurang-kurangnya dua bulan sekali dengan Kadep/Kabid/Kadiv PSDM HMJ dan UKM untuk melakukan pengontrolan fungsi
• Menyusun pedoman kurikulum minimal untuk PENDAS, LKMM DASAR & LKMM MADYA berdasarkan kurikulum dari KEMENRISTEK DIKTI serta membuat standarisasi kaderisasi untuk HMJ dan UKM
• Melakukan kegiatan training strategis untuk meningkatkan kapabilitas fungsionaris HMJ dan UKM
• Memberikan rekomendasi kepada HMJ dan UKM dalam bidang pengembangan SDM

      4. Bertanggung jawab atas peningkatan aspek kemampuan berorganisasi, kepemimpinan, komunikasi, kreativitas bagi mahasiswa

• Melaksanakan LKMM Madya dan mengupayakan terlaksananya LKMM Lanjutan

• Kementerian Minat Dan Bakat

      1. Sinergisitas lingkar minat bakat antar UKM dan HMJ

• Melakukan pendampingan dan menjadi koordinator terkait kegiatan yang melibatkan antar ormawa minat dan bakat
• Menjadi penengah dan memberikan solusi dalam menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam ormawa minat dan bakat
• Menjadi mitra organisasi mahasiswa di bidang minat dan bakat dalam pelaksanaan seleksi, lomba, maupun acara yang berada di tingkat Polines

      2. Melakukan strategi dan pengembangan

• Membuat sarana penyaluran aspirasi responsif dan mudah diakses
• Menyusun rencana peningkatan prestasi mahasiswa polines dalam minat dan bakat
• Mengawal mahasiswa berprestasi di bidang minat dan bakat dalam memperoleh apresiasi prestasi di institusi

• Kementerian Ekonomi Kreatif

1. Melakukan usaha-usaha yang matang dan tepat sasaran untuk menambah profit baik untuk BEM, HMJ, UKM, ataupun elemen-elemen Mahasiswa Polines
2. Memantik kemandirian, kreatifitas dan inovasi mahasiswa dalam bidang kewirausahaan
3. Pelaksanaan koordinasi dan singkronisasi perencanaan pelaksanaan kebijakan pengembangan program peningkatan keuangan HMJ, UKM dan seluruh elemenelemen Mahasiswa Polines
4. Menjadi fasilitator untuk mewadahi mahasiswa Polines yang mempunyai minat pada dunia sociopreneur
5. Menjadi penggerak usaha kreatif bagi organisasi
6. Menjalin kerjasama dengan pihak sponsor

• Kementerian Riset Dan Penalaran

1. Menaungi HMJ dan UKM dalam bidang penalaran dan/atau keilmuan
2. Ikut aktif dalam mengembangkan budaya berfikir ilmiah kepada seluruh Mahasiswa Politeknik Negeri Semarang dengan berbagai media (audiensi dan literasi)
3. Berperan aktif dalam peningkatan prestasi mahasiswa Polines di tingkat Politeknik, Nasional, maupun Internasional
4. Memberikan dukungan untuk peningkatan budaya menulis dan kreatifitas mahasiswa khusunya PKM, dan PHBD
5. Mencari info-info beasiswa baik beasiswa yang berasal dari internal kampus maupun beasiswa yang berasal dari eksternal kampus untuk kemudian diteruskan kepada mahasiswa Polines
6. Fasilitator data ilmiah untuk menunjang dan meningkatkan budaya prestatif di lingkungan polines
7. Aktif dalam pembaharuan database prestasi mahasiswa Polines

• Kementerian Sosial Politik

      1. Bergerak dan berusaha bertanggung jawab atas kebijakan kampus

• Mengawal dan mengkaji isu tentang kemahasiswaan, stabilitas KBM, dan nama baik almamater, serta memberikan pernyataan sikap BEM KBM Polines terkait hal tersebut
• Berusaha menginisiasi penyatuan gerakan mahasiswa Polines

       2. Turut andil terhadap isu eksternal dengan mengawal dan turut bergabung dalam BEM SI dan BEM Sera. (Berkoordinasi dengan Kementrian Luar Negeri)

       3. Membentuk budaya literasi intelektual sebagai upaya menggerakkan, mengedukasi dan menambah wawasan mahasiswa Polines mengenai demokrasi kampus  dan IndonesiaMengupayakan terbentuknya Forum Perempuan Polines

• Kementerian Sosial Masyarakat

Bertanggung jawab penuh terhadap pergerakan horizontal internal kampus maupun eksternal kampus, demi meningkatkan jiwa sosial mahasiswa untuk masyarkat umum, serta membantu masyakarat dalam menyelesaiakan permasalahan sosial

       1. Mengoordinasi dan memberikan saran dan masukan serta rekomendasi kepada KBM terhadap pergerakan horizontal

• Memberikan tindakan, masukan, serta solusi dalam pergerakan horizontal turun ke masyarakat
• Menaungi UKM Menwa, UKM Racana Pandawa, UKM KSR dan UKM Wapalhi
• Memberikan arahan dan solusi terhadap kegiatan Bakti Masyarakat KBM Polines khususnya HMJ
• Meningkatkan kepedulian mahasiswa terhadap kondisi sosial masyarakat

       2. Menaungi dan mengoordinasi semua kegiatan Komunitas Polines Mengabdi

       3. Menjalin kerjasama dengan stakeholder kemanusiaan atau pengabdian masyarakat demi masyarakat

       4. Mengupayakan Polines sebagai kampus tanggap bencana dengan mengikutsertakan UKM dan komunitas naungan

       5. Melakukan koordinasi dengan semua elemen yang ada di Polines untuk membina dan mengembangkan desa binaan KBM Polines

       6. Mengoordinasi, dan menciptakan peluang serta ikut serta dalam Forum Nasional Sosial Masyarakat

       7. Membuat propaganda mengenai isu lingkungan selama periode kepengurusan

1. Membangun relasi dengan stakeholder

• Mengoordinasi, menciptakan peluang dan ikut serta dalam FKMPI, FLH, BEM SERA dan BEM SI
• Mengoordinasi, mengawasi, dan menciptakan peluang dengan organisasi eksternal (Organisasi Kemahasiswaan Daerah, HMI, PMII, KAMMI, KMNU, IMM, GMNI, dst.)

1. Melakukan koordinasi rutin sekurang-kurangnya sekali dalam dua bulan untuk sarasehan dengan ketua-ketua organisasi kemahasiswaan daerah atau perwakilan organisasi tersebut
2. Mengawasi pergerakan organisasi eksternal agar tidak melenceng dari aturan yang ada
3. Menjadi penggerak Organisasi Kemahasiswaan Daerah dalam membangun citra baik Polines
4. Membangun dan menjaga citra baik Polines

• Meningkatkan nama baik Polines di forum-forum komunikasi
• Melakukan sosialiasi tentang Polines kepada siswa SMA/SMK/MA sederajat melalui ORDA
• Menjalin Komunikasi dan menciptakan peluang dengan Instansi dan institusi di luar kampus yang tidak mengikat

1. Menaungi dan mengoordinasi segala urusan Tim FKMPI Polines dan sebagai juru bicara eksternal representasi BEM KBM POLINES.