Apa fungsi administrasi keuangan di berbagai instansi?

Administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam bidang keuangan bisnis yang berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu organisasi. Akan tetapi, banyak orang yang mengira administrasi tersebut hanya berhubungan dengan pembayaran dan transaksi keuangan.  Padahal, hanya karena namanya “keuangan”, tidak selalu melulu berbau transaksi. Nah, agar tidak bingung, simak pembahasannya di bawah ini!

Pengertian Administrasi Keuangan

Berikut 2 pengertian administrasi keuangan dalam arti luas dan sempit, diantaranya:

1. Dalam artian luas

Administrasi keuangan dalam arti luas merupakan suatu kegiatan pengelolaan keuangan yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi. Kegiatan pengelolaan keuangan berhubungan dengan perencanaan, regulasi, akuntabilitas dan pengawasan keuangan.

2. Dalam Artian Sempit

Sedangkan dalam arti sempit merupakan kegiatan pengelolaan keuangan dan akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan, pendapatan dan pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan.

Pentingnya Administrasi Keuangan dalam Organisasi

Sangat penting bahwa administrasi keuangan adalah bagian dari manajemen perusahaan dalam mengambil dan mengevaluasi keputusan atas kegiatan usaha yang dilakukan untuk mengetahui sehat atau tidaknya perusahaan tertentu.

Administrasi dalam keuangan dapat berjalan dengan baik jika adanya hubungan saling kerjasama dengan pihak terkait memiliki wewenang tugas dan tanggung jawab yang dijalankan. Untuk melakukan pembenahan atas sistem administrasi dalam keuangan, perlu dibuat laporan kinerja perusahaan berisi profit dan arus kas yang diperoleh sesuai dengan kenaikan harga produk dan atau jasa.

Fungsi Administrasi Keuangan

Ada beberapa fungsi bagi administrasi terkait keuangan. Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

Fungsi investasi atau investment function

Investasi merupakan suatu aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan dan kebutuhan organisasi. Ada kedua investasi yang ada dalam administrasi keuangan berupa investasi jangka pendek (short term investment) merupakan investasi aset perusahaan yang nilainya rendah, seperti kas, piutang dan persediaan. Sedangkan, investasi jangka panjang merupakan investasi aset perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan di masa mendatang, seperti tanah, gedung dan peralatan.

Fungsi mencari modal atau profit sharing function

Fungsi mencari modal mengarah pada aktivitas pembiayaan tiap-tiap aktivitas organisasi untuk membuat dan menentukan aturan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Artinya, suatu perusahaan diwajibkan memilih modal pinjaman, baik jangka pendek maupun jangka panjang atau dari modal perusahaan sendiri.

Fungsi pembelanjaan atau shopping function

Fungsi ini menandakan bahwa keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan dana, baik dana perusahaan sendiri maupun dana dari luar perusahaan untuk membiayai semua kegiatan perusahaan. Fungsi ini juga berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung.

Fungsi pembagian laba atau fundraising function

Fungsi yang terakhir adalah mencari investor ataupun sponsor dalam menyediakan tambahan modal untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu mengembangkan usaha sendiri.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari pelaksanaan nya adalah untuk memproses serta mengatur akuntansi keuangan perusahaan agar sistem keuangan dapat berjalan dengan baik. Tujuan lainnya adalah untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada perusahaan, mempermudah kegiatan transaksi keuangan sesuai dengan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan serta juga mempermudah manajer keuangan dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Tugas Administrasi Keuangan

Melakukan rencana keuangan dari awal

Rencana keuangan perusahaan meliputi aspek pendapatan, pembayaran dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Draft rencana keuangan harus dibuat terlebih dahulu berdasarkan hasil laporan keuangan pada periode sebelumnya.

Membuat laporan keuangan perusahaan

Staff administrasi diberi tugas untuk membuat dan menyusun laporan keuangan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan keuangan in bisa dibuat berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk dan keluar.

Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR

Mengelola uang tunai atau modal

Staff administrasi harus bertanggung jawab untuk melaporkan penarikan dana atau setoran modal, membuka rekening baru, menentukan banyaknya jumlah setoran dana yang di deposito serta juga mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

Mengelola pinjaman kredit

Staff administrasi keuangan diberi tugas untuk membayarkan tagihan yang berkaitan utang-piutang suatu perusahaan serta juga mengelola modal pinjaman kredit yang menjadi beban utang suatu perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa komponen berikut ini penjelasan nya:

1. Perencanaan keuangan adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan kas yang diperoleh dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran keuangan yaitu kegiatan anggaran pemasukan, pengeluaran dan berbagai kegiatan lain yang sudah dibuat dan direncanakan sebelumnya secara rinci.
3. Pengelolaan keuangan adalah kegiatan pembiayaan dana atau modal yang dilakukan dengan berbagai cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan
4. Pencarian keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan dana atau modal agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang dibuat perusahaan.
5. Pengendalian keuangan yaitu kegiatan yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan kinerja keuangan di suatu perusahaan
6. Penyimpanan keuangan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan dana atau modal perusahaan yang akan disimpan di tempat yang aman
7. Pemeriksaan keuangan atau auditing merupakan kegiatan yang berkaitan dengan proses audit, baik audit internal maupun audit eksternal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan, pencurian data dan risiko likuiditas

Itulah pembahasan di atas yang patut dipelajari karena jika kegiatan administrasi keuangan yang dikerjakan dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin oleh staf, maka setiap aktivitas perusahaan bisa didukung oleh sistem akuntansi yang baik dan terorganisir agar dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Pengertian administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam suatu bisnis, karena ia berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau organisasi. Tapi, beberapa diantara kita juga masih banyak yang belum memahami arti dari administrasi keuangan yang sebenarnya. Karena, kebanyakan dari kita menganggap bahwa administrasi keuangan adalah staff yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran.

Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan menjelaskan secara detail tentang pengertian administrasi keuangan beserta hal lain yang erat kaitannya dengan administrasi keuangan.

Pengertian Administrasi dalam Konteks Keuangan

Pada dasarnya, administrasi adalah suatu bentuk kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk bisa membantu, mengatur, ataupun melayani kegiatan agar bisa tercapai sesuai dengan tujuannya. Hal ini tentunya sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar seluruh kepentingannya bisa diatur dengan baik.

Pengertian administrasi bisa juga diartikan sebagai suatu bentuk aktivitas yang dikerjakan oleh sekelompok manusia dengan beberapa tahapan secara teratur dan dipimpin dengan lebih efektif dan efisien menggunakan sarana yang tepat agar bisa mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan bersama. Di dalam proses pengerjaannya, administrasi akan mengembangkan pekerjaan dan fungsinya.

Secara umum, bisa diartikan bahwa kegiatan administrasi hanya bisa terlaksana jika orang yang berkepentingan mampu melakukan kegiatan administrasi itu sendiri.

Jika pelaksanaannya bisa dilakukan dengan lebih cepat, maka tentunya akan lebih menguntungkan pihak perusahaan. Salah satu kunci penting agar pengerjaan administrasi bisa dilakukan dengan baik, maka semua orang yang ada di dalamnya harus mampu melakukan kerjasama dengan baik sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

Jika tidak melakukan hal demikian, maka seluruh proses yang berjalan akan menjadi terhambat dan menjadi kendala, sehingga tidak bisa berjalan dengan lancar.

Di era modern dan serba digital seperti saat ini, prinsip kerja administrasi akan sangat membantu seluruh proses pengembangan perusahaan. Hal ini sangat berguna agar mampu menggerakan beragam kegiatan operasional perusahaan.

Selain itu, pihak perusahaan pun harus memahami sistem dan organisasi secara menyeluruh agar usahanya bisa berkembang sesuai dengan apa yang diharapkan. Terlebih lagi, keuangan adalah salah satu komponen penting yang ada dalam bisnis apapun.

Baca juga: Redenominasi: Pengertian, Manfaat, dan Risikonya

Pengertian Administrasi Keuangan dalam Arti Luas dan Sempit

Berikut ini adalah pengertian administrasi keuangan secara luas dan sempit:

Administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu pedoman yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi untuk menghasilkan aktivitas organisasi. Termasuk di dalamnya mengelola keuangan yang terdiri dari perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.

Administrasi keuangan dalam arti yang sempit adalah mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari diadakannya administrasi keuangan pada dasarnya adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik. Sehingga, hal tersebut bisa dipertanggungjawabkan seluruh kebenarannya berdasarkan seluruh ketetapan yang sedang berlaku.

Selain itu, administrasi keuangan memiliki tujuan lain, yaitu:

• Mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu perusahaan.
• Mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung jawabkan.
• Mempermudah manajernya dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Baca juga: Financial Distress: Pengertian dan cara Mencegahnya

Fungsi Administrasi Keuangan

Terdapat beberapa fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Investment Function

Dalam hal ini, administrasi keuangan berfungsi sebagai suatu wadah yang digunakan untuk menyimpan debit ataupun dana perusahaan yang nantinya bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan. Terdapat dua investasi yang ada dalam adminsitrasi keuangan yaitu:

• Long Term Investment, merupakan aset tertinggi perusahaan yang digunakan untuk keperluan perusahaan di masa yang akan datang, seperti tanah, alat produksi, kas, dll.
• Short Term Investment, merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai rendah sehingga nilainya bisa habis lebih cepat, seperti utang-piutang, persediaan, kas, dll.

2. Shopping Function

Fungsi administrasi keuangan pada poin ini menandakan bahwa administrasi keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan atau debit dari suatu perusahaan yang berguna untuk kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, staff administrasi keuangan bisa membelanjakan dana perusahaan dengan sebijak-bijaknya.

3. Profit Sharing Function

Administrasi keuangan akan diberikan kepercayaan untuk membuat serta menentukan aturan di dalam urusan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan

4. Fundraising Function

Pada umumnya, fungsi yang dimaksud pada poin ini adalah menyediakan dana untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu memenuhi kebutuhannya. Hal ini bisa diartikan sebagai mencari investor ataupun sponsor untuk perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa faktor dan komponen administrasi keuangan, komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Keuangan, adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan keuangan dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran Keuangan, adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan berbagai kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya dan seluruh anggarannya dibuat secara rinci.
3. Pengelolaan Keuangan, adalah bentuk pemanfaatan dana yang dilakukan dengan berbagai cara untuk memaksimalkan performa suatu perusahaan.
4. Pencarian Keuangan, adalah seluruh hal yang berhubungan dengan bagaimana cara dalam pengadaan suatu dana agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana.
5. Pengendalian keuangan, yaitu seluruh hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan performa pada sektor keuangan di suatu perusahaan.
6. Penyimpanan Keuangan,adalah seluruh bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan yang kemudian disimpan di tempat yang aman.
7. Pemeriksaan Keuangan, merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan proses audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan.

Baca juga: Otoritas Jasa Keuangan: Fungsi, Tujuan, dan Kebijakannya

Tugas-Tugas Seorang Administrasi Keuangan

Soerang staff adminstrasi keuangan memiliki peran atau tugas khusus dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan Rencana Keuangan

Pada prinsipnya, rencana keuangan ini mencakup banyak aspek, termasuk pendapatan, pembayaran, dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Pembuatan draf ini biasanya dilakukan atas dasar hasil laporan ataupun arsip dari beberapa periode sebelumnya.

2. Membuat Laporan Keuangan

Tanggung jawab lainnya dari seorang staff administrasi adalah menyusun laporan keuangan tahunan. Persiapan dan pelaksanaannya bisa dilakukan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Seluruhnya bisa dilakukan berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk, keluar, utang, dll.

3. Mengelola Uang Tunai

Mengelola uang tunai atau modal ini pada umumnya menjadi tanggung jawab seorang manajemen keuangan. Dalam hal ini,tugas yang harus dilakukan adalah melaporkan penarikan dana atau setoran, membuka rekening, menentukan banyaknya jumlah setoran dana, serta mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

4. Mengelola Kredit atau Pinjaman

Staff administrasi keuangan juga harus mengelola dana pinjaman atau kredit yang menjadi beban suatu perusahaan. Biasanya, hal ini berkaitan dengan pemberian tagihan dan melakukan pembayaran atau utang-piutang suatu perusahaan.

Petugas Administrasi Keuangan

1. Sekretaris

Beberapa peran dan tanggung jawab dari seorang administrasi kantor atau sekretaris adalah:

• Melakukan tanggung jawabnya atas suatu kegiatan keuangan antara pihak perusahaan dan bank, seperti penyetoran uang di bank.
• Melakukan akuntansi yang digunakan untuk pajak atau sumbangan dana atas pemilik perusahaan.
• Menangani kas kecil dengan mencatat dan juga menyediakan dana untuk keperluan rutin dengan nilai yang cenderung kecil.

2. Bendahara

Tanggung jawab dan peranan seorang bendahara atau kasir adalah menerima seluruh aplikasi kas untuk kas kecil dan laporan akuntansi kas kecil dari admin perusahaan. Lalu, mengisi dana kas dalam bentuk uang tunai atau cek.

3. Manajer Keuangan

Tanggung jawab dan tugas seorang manajer keuangan adalah menerima dan juga melakukan pemeriksaan laporan kas kecil, dan menyetujui aplikasi agar bisa diisi dengan dana tunai kecil.

Baca juga: Motif Ekonomi: Pengertian, Jenis, dan Tujuannya

Kesimpulan

Pengertian administrasi bisa diartikan sebagai suatu bentuk kegiatan yang dikerjakan oleh sekelompok manusia dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin dengan lebih efektif dan efisien dengan menggunakan sarana yang tepat agar bisa mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan bersama.

Tujuan dari diadakannya administrasi keuangan pada dasarnya adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik.

Adanya staff administrasi keuangan memiliki peranan yang penting pada suatu perusahaan. Untuk lebih memudahkannya dalam melakukan tugas, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online. Accurate online akan lebih memudahkan staff administrasi keuangan dalam melakukan pembukuan keuangan atau hal lain yang berkaitan dengan akuntansi.

Accurate online ini mampu membantu mencatat keuangan secara praktis, akurat dan cepat. Selain itu, software akuntansi ini juga bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: