Dalam dunia profesional, terdapat banyak sekali dokumen dengan fungsi yang berbeda-beda. Dan salah satunya adalah surat referensi kerja.
Apa Itu Surat Referensi Kerja ?
Surat rekomendasi Kerja atau yang biasa dikenal dengan surat referensi kerja adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menerangkan mengenai perilaku, jabatan, dan kinerja seorang karyawan dalam jangka waktu tertentu.
Surat referensi kerja bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan perusahaan kepada pelamar untuk melamar pekerjaan baru. Surat referensi kerja menjelaskan tentang status pelamar tersebut, misalnya masih karyawan kontrak, atau sudah menjadi karyawan tetap.
Selain itu surat referensi kerja juga berisi data diri karyawan, nama perusahaan atau lembaga, masa jabatan, posisi jabatan di perusahaan, dan alasan pengunduran diri. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh perusahaan tempat bekerja dan ditulis oleh seseorang yang berwenang ( Atasan atau bagian personalia).
Baca Juga : Contoh Surat Keterangan Karyawan Tetap
Fungsi Surat Referensi Kerja
Dilihat dari fungsinya, surat referensi kerja sangat dibutuhkan oleh seseorang yang hendak melamar pekerjaan. Selain untuk melamar pekerjaan surat ini juga memiliki beberapa fungsi, baik untuk keperluan pribadi seseorang seperti membuka rekening bank, kartu kredit atau bahkan untuk mengajukan cicilan KPR.
Berikut beberapa fungsi surat referensi kerja, antara lain:
1. Untuk Melamar Pekerjaan
yang pertama tentu untuk melamar pekerjaan, Ada banyak manfaat jika anda memiliki surat referensi kerja untuk melamar pekerjaan seperti untuk keperluan syarat administratif, bukti pengalaman bekerja, bukti kinerja positif anda selama bekerja sampai sebagai bukti bahwa anda telah resign secara baik – baik dari perusahaan sebelumnya. Tentu perusahaan tidak akan menerbitkan surat referensi kerja jika anda bermasalah saat resign bukan ?
Anda akan memiliki nilai lebih jika memiliki surat ini untuk melamar pekerjaan dan tentunya perusahaan jadi akan semakin yakin untuk merekrut anda dibandingkan kandidat lain yang tidak memiliki surat referensi kerja.
Baca Juga : Tips Melamar Kerja Via Portal Job Online
2. Keperluan Perbankan
Jika Anda hendak membuat rekening baru dan kebetulan tidak berdomisili di lingkungan tersebut, maka Anda membutuhkan surat referensi kerja. Anda juga membutuhkan surat referensi kerja untuk membuat kartu kredit baru, mengajukan pinjaman bank misalnya untuk KPR (Kredit Pemilikan Rumah), KKB (Kredit Kendaraan Bermotor) dan KTA (Kredit Tanpa Agunan).
Surat referensi kerja tersebut digunakan sebagai jaminan dan bukti bahwa pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan mendapatkan penghasilan tetap sehingga dapat membayar cicilan pinjaman.
3. Mengajukan Beasiswa
Salah satu persyaratan pendaftaran beasiswa jalur profesional yaitu dengan memiliki surat referensi kerja yang sudah dilegalisir. Beasiswa ini biasanya diberikan oleh pemerintah atau program swasta.
Persyaratan Surat Referensi Kerja
Surat referensi kerja yang benar sebaiknya mencakup seluruh informasi yang dibutuhkan untuk keperluan profesional. Oleh karena itu, di dalam surat referensi kerja yang benar, sebaiknya memiliki :
- Kop surat yang dapat berisi nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan
- Perihal surat
- Isi surat yang berisikan:
- Biodata (nama, jabatan, nomor KTP dari pembuat surat (perusahaan tempat Anda bekerja) dan yang diterangkan (karyawan).
- Lama waktu bekerja dengan jabatan atau posisi terakhir
- Penilaian dari atasan.
- Penutup
- Pengesahan (tempat dan tanggal dibuatnya surat serta tanda tangan dan nama penanda tangan).
Isi surat harus mencakup data yang faktual seperti posisi dan lama waktu bekerja serta data yang bersifat subjektif (penilaian dari atasan).
Jika surat referensi kerja ditujukan untuk melamar pekerjaan maka data subyektif ini akan menjadi penting sebagai penilaian perusahaan selanjutnya, tetapi jika surat ditujukan untuk membuat kartu kredit atau membuka rekening bank maka data subyektif tidak perlu dicantumkan.
Tips Menulis Surat Referensi Kerja
Jika anda adalah seorang yang bertanggung jawab atau memiliki tugas untuk membuat surat referensi kerja, maka tips ini sangat cocok tentang bagaimana cara membuat surat referensi kerja yang tepat.
1. Fokus pada Deskripsi Pekerjaan
Mintalah salinan deskripsi pekerjaan kepada mantan karyawan. Tinjau, lalu tulis bahwa mantan karyawan cocok untuk tanggung jawab posisi itu. Atau, jika Anda menulis rekomendasi umum, tanyakan kepada karyawan untuk perincian tentang jenis posisi dan industri yang ingin diraih. Jika Anda tahu kandidat melamar menjadi asisten medis atau tenaga penjualan, Anda dapat menyesuaikan surat referensi Anda untuk menyebutkan keterampilan dan pengalaman yang sesuai.
2. Kumpulkan Informasi
Tanyakan salinan resume atau Curriculum Vitae (CV) kepada mantan karyawan, sehingga Anda dapat berbicara dengan pengalaman kerja khusus karyawan tersebut. Jika sudah lama sejak Anda bekerja dengan karyawan tersebut, resume adalah cara yang bagus untuk menyegarkan kembali ingatan Anda. Anda juga dapat bertanya kepada karyawan tersebut apakah ada poin yang ingin dijadikan sorotan dalam surat referensi tersebut.
3. Sertakan Contoh Spesifik
Dalam surat referensi kerja, sertakan contoh spesifik cara karyawan menunjukkan berbagai keterampilan. Cobalah memikirkan contoh-contoh dari saat karyawan tersebut bekerja untuk perusahaan. Jika Anda dapat menggunakan angka untuk mengukur keberhasilannya, tentu akan lebih baik.
4. Katakan Hal yang Positif
Nyatakan bahwa menurut Anda karyawan tersebut adalah kandidat yang kuat. Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti Anda “merekomendasikan karyawan ini tanpa syarat,”atau”karyawan ini sangat profesional selama bekerja”. Tekankan ini terutama pada awal dan akhir surat referensi Anda. Hal ini akan membantu mantan karyawan ini menjadi menonjol.
5. Bagikan Informasi Kontak Anda
Bagikan informasi kontak Anda supaya Anda mudah dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut atau ingin memverifikasi atas poin – poin yang ada didalam surat tersebut. Masukkan alamat email Anda, nomor telepon, atau keduanya di akhir surat.
6. Pastikan Bahwa Surat Keterangan Kerja Lengkap
Agar surat referensi kerja dapat berfungsi sebagaimana mestinya, pastikan bahwa surat tersebut memiliki seluruh informasi dan data yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan surat tersebut entah untuk melamar pekerjaan, membuka rekening bank, membuat kartu kredit atau bahkan untuk mengajukan KPR.
Baca Juga : Tips Membuat Cover Letter yang Powerfull
Contoh Surat Referensi Kerja
Terdapat beberapa contoh surat referensi kerja yang memiliki informasi serta tujuan yang berbeda-beda. Anda dapat menggunakan contoh surat referensi di bawah ini atau mengunduh templatenya.
1. Contoh Surat Referensi Kerja Untuk Melamar Kerja
Download Disini
2. Surat Keterangan Kerja untuk Bank
Download Disini
3. Surat Keterangan Kerja untuk Mengajukan KPR
Download Disini
Secara garis besar, surat referensi kerja memiliki informasi yang serupa, yaitu menerangkan bahwa anda pernah bekerja di perusahaan tersebut, lama bekerja, jabatan terakhir, serta kinerja Anda.
Semoga dengan membaca artikel di atas dapat membantu Anda memahami apa itu surat referensi kerja, fungsi-fungsinya, dan cara membuat surat referensi kerja yang baik dan benar.