Cara menyusun manpower planning sebetulnya mudah dipelajari. Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja merupakan suatu proses mengidentifkasi, mengevaluasi, dan juga merencanakan pemenuhan kebutuhan SDM yang akan menempati jabatan tertentu dalam perusahaan sesuai dengan standar kebutuhan yang sudahditetapkan sebelumnya.
Jadi pada intinya fungsi dari penyusunan manpower planning ini yaitu untuk mendapat tenaga kerja ahli yang kompeten untuk mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan.
Manpower planning juga meliputi sejumlah proses penting seperti perencanaan, perhitungan, dan pengukuran total jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk masa yang akan datang.
Langkah ini pun merupakan langkah penting untuk menciptakan jumlah tenaga kerja ideal, sehingga di masa yang akan datang tidak terjadi kekurangan atau bahkan kelebihan tenaga kerja.
Sayangnya tidak sedikit yang masih beranggapan bahwa manpower planning merupakan sebuah proses administrasi saja.
Padahal jika dikaji lebih lanjut, ada banyak manfaat yang bakal perusahaan Anda peroleh dengan penyusunan manpower planning yang tepat. Lalu bagaimana cara penyusunan manpower planning yang baik? Berikut ini diberikan beberapa caranya:
• Melakukan Analisa Kondisi SDM yang Siap Tersedia
Melakukan analisa kondisi Sumber Daya Manusia yang siap tersedia sangat diperlukan. Tahapan ini bisa Anda lakukan dengan cara mengecek langsung jumlah, jenis kelamin, umur, skill, pengalaman kerja, dan info lain yang dibutuhkan.
Lakukan pula prediksi mengenai apa yang mungkin teradi dalam kurun waktu 2, 4, sampai 10 tahun yang akan datang. Tahapan ini pun menjadi tahapan penting pertama dalam cara menyusun manpower planning.
• Melakukan Analisa Kebutuhan SDM Masa Mendatang
Cara selanjutnya yaitu melakukan analisa kebutuhan akan Sumber Daya Manusia untuk masa mendatang.
Hal ini juga berkaitan dengan rencana bisnis berserta dampaknya pada kebutuhan tenaga kerja yang didasarkan pada acuan daya seperti prediksi proses produksi, penjualan, penggunaan mesin atau teknologi baru, rencana perubahan jabatan karyawan, efisiensi, dan faktor produktivitas.
Dalam proses ini mungkin juga diperlukan prediksi akan perubahan yang terjadi pada PP (peraturan pemerintah) terkait jamsostek, asuransi, usia pensiun tenaga kerja, K3, dan lain-lain.
Cara menyusun manpower planning di atas dapat Anda jadikan blueprint untuk perusahaan dalam rangka mengatur SDM yang dimiliki. Hal ini terkait pemenuhan kebutuhan dan juga pengembangan bagi perusahaan Anda. Lantas apa manfaat yang bisa diperoleh perusahaan dengan menyusun manpower planning secara baik?
Manfaat Penyusunan Manpower Planning
Sebelumnya sudah disebutkan bahwa dengan penyusunan manpower planning yang tepat akan ada sejumlah manfaat yang bisa diperoleh. Berikut ini beberapa manfaat dari perencanaan tenaga kerja yang baik:
• Perusahaan hanya diisi oleh tenaga kerja ahli dan tenaga kerja yang tepat. Istilah ini pun sering dituliskan sebagai slogan “The right man on the right place”. Namun dalam perkembangannya saat ini tenaga kerja yang ahli juga harus bisa mendapat posisi jabatan yang tepat dengan waktu yang tepat pula atau “right man at the right job and right time”.
• Perusahaan terhindari dari masalah kekosongan jabatan yang mungkin berlangsung dalam waktu lama.
• Perusahaan memiliki SDM yang terlibat aktif dalam 4 fungsi utama manajemen baik fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengarahan, dan juga fungsi pengawasan.
• Dapat meningkatkan tingkat produktivitas karena berhasil meminimalisir pemborosan penggunaan biaya, tenaga, dan waktu.
• Pelaksanaan kegiatan perusahan lebih terjamin efektif dan efisien.
• Terciptanya hubungan kerja yang harmonis antara tenaga kerja berkat adanya komposisi Sumber Daya Manusia yang tepat.
Demikian penjelasan mengenai cara menyusun manpower planning dan manfaatnya bagi perusahaan. Sebagai sebuah perusahaan besar yang mempekerjakan banyak tenaga kerja sudah semestinya memiliki kemampuan khusus dalam mengatur berbagai keperluan terutama mengenai Sumber Daya Manusia yang dimiliki.
Proses penyusunan manpower planning pun harus dilakukan dengan teliti karena jika terjadi kesalahan dapat memicu sejumlah permasalahan dalam perusahaan. Sumber Ddaya Manusia yang dimiliki juga menjadi salah satu faktor penentu sukses tidaknya kegiatan bisnis yang dijalankan perusahaan. Semoga ulasan kali ini dapat memberi wawasan bermanfaat bagi Anda. Sekian.
Download Sekarang - 20 Materi Pelatihan Manajemen SDM yang Super Amazing......
Manpower Planning atau yang juga disebut sebagai Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah perencanaan yang terdiri dari menempatkan jumlah orang yang tepat, jenis orang yang tepat di tempat yang tepat, waktu yang tepat, dan melakukan hal-hal yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses yang berkelanjutan yang tidak pernah berakhir karena fungsinya adalah untuk memastikan bahwa bisnis atau perusahaan memiliki sumber daya yang dioptimalkan.
Setiap tahunnya, sangat direkomendasikan bagi para praktisi dan divisi sumber daya manusia untuk membuat perencanaan sumber daya manusia ini untuk mengetahui apa yang sudah dicapai di tahun ini dan tahun sebelumnya serta apa yang ingin diraih di tahun - tahun berikutnya. Apalagi hidup adalah sesuatu yang dinamis, dengan setiap peristiwa yang mungkin terjadi seperti perubahan dinamika industri, peningkatan persyaratan bisnis, keterampilan yang dibutuhkan untuk teknologi tertentu, dan lain - lain, kebutuhan akan sumber daya pasti mengalami perubahan. Segera lakukan perencanaan sumber daya atau manpower planning untuk mempersiapkan dan memantau pertumbuhan sumber daya di masa depan.
Perencanaan sumber daya manusia memiliki banyak tujuan, seperti:
Tingkat Kepegawaian
Tingkat kepegawaian dapat berubah karena banyak faktor. Tujuan dari perencanaan sumber daya adalah untuk memprediksi kebutuhan tingkat staf dan untuk memastikan setiap departemen memiliki staf yang tepat. Maka dari itu departemen sumber daya manusia di perusahaan perlu melihat bagaimana kenaikan permintaan dalam pekerjaan tertentu dan juga bagaimana kondisi sumber daya di perusahaan.
Kebutuhan Masa Depan
Salah satu fungsi manpower planning adalah mengantisipasi kebutuhan perusahaan di masa depan dan memulai proses pencarian kandidat yang berkualitas. Departemen sumber daya manusia perlu dilibatkan dalam semua aspek perencanaan bisnis untuk mempersiapkan proses pengembangan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Menyesuaikan Keterampilan
Akan dirasa lebih mudah dan murah untuk memanfaatkan sumber daya atau karyawan yang ada daripada mempekerjakan karyawan baru untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan dalam perusahaan. Karena mempekerjakan karyawan baru harus memerlukan biaya perekrutan, biaya pelatihan, dan biaya produktivitas yang cukup tinggi. Dengan melakukan perencanaan sumber daya manusia, HR dapat melihat dan melacak keahlian setiap karyawan dan menawari mereka promosi atau posisi kerja yang baru dibanding harus mencari orang lain di luar perusahaan.
Efisiensi
Perusahaan perlu memanfaatkan tenaga kerjanya secara efisien untuk menjaga produktivitas dan juga menjaga semangat kerja karyawan tetap tinggi. Dengan mengembangkan perencanaa seperti mengembangkan posisi part time/magang, menciptakan shift kerja, menawarkan lembur atau membuat program pelatihan khusus dapat memaksimalkan efisiensi tenaga kerja.
Dengan melakukan perencanaan tenaga kerja sangat membantu suatu organisasi untuk mengelola sumber daya manusianya dengan cara yang lebih baik dan lebih efektif dengan situasi yang dinamis. Semua perusahaan, terutama yang memiliki perputaran (turnover) tenaga kerja yang tinggi harus secara sistematis melakukan perencanaan sumber daya manusianya dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
Segera siapkan Manpower Planning Anda di 2022 dan raih semua tujuan Anda!
Artikel dilansir dari Economicdiscussion dan Smallbusiness.chron.
Ketersediaan SDM merupakan unsur penting dalam bergeraknya sebuah organisasi atau perusahaan. Meski begitu, SDM atau tenaga kerja itu sendiri bisa dibilang merupakan pengeluaran terbesar dari sebuah operasional perusahaan, sehingga setiap perusahaan ingin mengoptimalkan SDM yang ada namun dengan biaya yang dapat ditekan sedemikian rupa. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka dibutuhkan perencanaan yang matang dalam hal SDM.
Merencanakan kebutuhan, atau jumlah pekerja yang diperlukan untuk mengembangkan bisnis tentu menjadi salah satu tugas dan tanggung jawab setiap divisi HR. Maka dari itu, penting bagi semua praktisi HR untuk memahami bagaimana manpower planning dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan pertumbuhannya dan bagaimana langkah menyusun manpower planning.
Simak ulasan HR NOTE mengenai pengertian, tujuan, hingga poin penting apa yang harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan SDM.
Apa Itu Manpower?
Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja adalah sebuah proses dalam memperkirakan atau merencanakan kebutuhan tenaga kerja di sebuah perusahaan. Manpower planning diartikan juga oleh John B. Miner dan Mary Green Miner dalam bukunya Personnel and Industrial Relation sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya.
Sementara, menurut Andrew E. Sikula (1981:145) perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berintegrasi dengan rencana organisasi.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka perencanaan tenaga kerja (manpower planning) adalah proses memperkirakan jumlah optimal orang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu tertentu sehingga dapat mencapai goals perusahaan. Perencanaan tenaga kerja mencakup parameter seperti jumlah personil, berbagai jenis keterampilan, jangka waktu dsb. Ini adalah proses berkesinambungan untuk memastikan bahwa bisnis memiliki sumber daya yang efektif dan efisien.
Mengapa Perusahaan Perlu Merencanakan Kebutuhan SDM?
Sebagaimana SDM adalah sumber yang berharga bagi berjalannya operasional perusahaan, dalam hal menempatkannya juga kita tidaklah boleh sembarang. Jika salah menempatkan seseorang di posisi yang penting atau jika salah perhitungan jumlah kebutuhan karyawan, maka kendala atau masalah bisa terjadi dan memberi pengaruh buruk terhadap pertumbuhan perusahaan. Perencanaan tenaga kerja merupakan persyaratan penting untuk bentuk bisnis apa pun, karena akan ada banyak manfaat yang didapatkan jika perusahaan melakukan perencanaan tenaga kerja.
Berikut hal-hal yang menjadi manfaat melakukan perencanaan tenaga kerja:
1. Terhindar dari vacant position
Proses rekrutmen adalah proses yang bisa saja memakan waktu yang cukup lama. Dengan memiliki perencanaan, diharapkan perusahaan tidak akan menemukan momen dimana terdapat posisi kosong yang berakibat terjadinya delay dalam kelangsungan operasional sehari-hari. Suatu posisi di perusahaan direncanakan untuk dapat bertanggung jawab melaksanakan atau menyelesaikan tugas. Sehingga ketika ada posisi yang kosong, dapat memengaruhi proses operasional perusahaan, apalagi jika posisi kosong tersebut terjadi dalam waktu yang lama.
Poin Penting Rekrutmen Internal yang Efektif
2. Produktivitas meningkat
Perencanaan tenaga kerja yang baik tentunya akan meningkatkan produktivitas. Karena artinya perusahaan mampu mengelola modal SDM yang dimiliki dengan baik. Jumlah SDM yang tepat dengan kompetensi yang tepat akan mengarah pada peningkatan produktivitas. Dengan perencanaan yang baik, setiap orang dan divisi dapat menggunakan waktu yang ada untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih urgen dan penting.
3. Menjaga anggaran rekrutmen dan penggajian
Sudah bukan rahasia lagi, bahwa mengeluarkan anggaran seminimal mungkin dan mendapatkan hasil semaksimal mungkin adalah tujuan perusahaan. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan melakukan perencanaan tenaga kerja. Menjaga anggaran rekrutmen adalah tujuan utama dari pembentukan manpower planning. Dengan mengetahui kapan dan berapa uang perusahaan harus diposkan, tentu membuat manajemen dapat menggunakan dana yang ada sesuai dengan kebutuhan.
4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan
Melakukan perencanaan tenaga kerja tentunya akan mengarah pada pelaksanaan kegiatan perusahan yang lebih efektif dan efisien. Karena dengan adanya perencanaan dapat meminimalisir pemborosan penggunaan biaya, tenaga, dan waktu.
5. Karyawan lebih kompeten
Merencanakan SDM akan membantu perusahaan untuk menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat juga. Hal ini juga membantu perusahaan untuk mendapatkan karyawan dengan keterampilan sesuai yang dibutuhkan perusahaan. Sehingga perusahaan hanya diisi oleh tenaga kerja ahli dan tenaga kerja yang kompeten. Karena berada di tempat yang tepat, hal ini juga dapat meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja.
6. Menjaga fungsi-fungsi manajerial
Perusahaan tentu memiliki fungsi-fungsi manajerial, fungsi-fungsi ini terdiri dari fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengarahan, dan juga fungsi pengawasan. Jika perusahaan melakukan perencanaan tenaga kerja dengan baik, maka perusahaan memiliki SDM yang terlibat aktif dalam 4 fungsi manajerial ini. Sehingga operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan baik.
Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!
Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:
-
Potensi Memasukkan Gen Z Ke Dalam Organisasi Anda
- Memahami Cara Menarik Kelompok Gen Z untuk Bergabung dengan Perusahaan
- 5 Cara Mengelola Gen Z agar Mereka Tidak Cepat Resign
7 Langkah Menyiapkan Manpower Planning
Berikut adalah langkah-langkah menyiapkan manpower planning yang baik.
1. Analisis ketersediaan SDM yang ada saat ini
Melakukan analisis kondisi SDM yang sudah ada sangat diperlukan. Data SDM yang ada dapat meliputi jumlah karyawan yang ada saat ini, jenis kelamin, umur, skill, pengalaman kerja, dan info lain yang dibutuhkan dari seriap individu yang ada. Data ini dapat membantu dalam pengembangan karyawan serta untuk melihat kelebihan atau kekurangan dari SDM yang ada.
2. Analisis kebutuhan
Contoh analisis kebutuhan tidak hanya datang dari HR, tetapi juga dari manajer lini setiap divisi. Berikut contoh teknik yang bisa diikuti:
- Prakiraan ahli (Expert Forecast): contohnya melalui informal judgement, survei formal dan teknik Delphi
- Analisis Trend (Trend Analysis): kebutuhan Tenaga Kerja dapat diproyeksikan melalui ekstrapolasi (memproyeksikan tren masa lalu), indeksasi (menggunakan tahun sebelumnya sebagai dasar), dan analisis statistik (pengukuran tendensi sentral)
- Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis): analisis ini dapat dilakukan dengan menghitung beban kerja di departemen, di cabang atau di divisi.
- Analisis Tenaga Kerja (Work Foce Analysis): analisa ini terdiri dari jumlah, kompisis, dan kualitas tenaga kerja.
- Metode lain: beberapa model matematika dan statistik, dengan bantuan komputer digunakan untuk meramalkan kebutuhan tenaga kerja, seperti anggaran dan analisis perencanaan, regresi, analisis usaha baru.
3. Perumusan kesepakatan
Setelah selesai dianalisis tim pembuatan manpower planning bisa mulai dibuat perumusan dan kesepakatan kebutuhan SDM. Berdasarkan “productivity index” atas produktivitas tahun sebelumnya ditentukan indeks tahun ini kemudian dihitung jumlah manpower berdasarkan rasio pertumbuhan dan target sales yang ditetapkan. Sehingga didapatkan kesepakatan mengenai jumlah SDM yang dibutuhkan dan perlu disediakan oleh HRD.
4. Mengembangkan program kerja
Kemudian, setelah dibuat kesepakan mengenai jumlah SDM yang dibutuhkan perusahaan, maka Anda harus mengembangkan atau menyusun program kerja dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja tersebut. Program kerja ini dapat dalam bentuk rekrutmen, seleksi, rencana penempatan atau bisa juga program pensiun dini jika setelah dianalisis terjadi kelebihan tenaga kerja.
Kunci Keberhasilan Pengembangan SDM
5. Desain program pelatihan
HRD juga perlu melakukan program pelatihan untuk karyawan. Sangat diperlukan bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan yang menunjang setiap pekerjaan yang dijalani. Pelatihan juga dikembangkan untuk menyiapkan kompetensi SDM untuk rencana pengembangan di masa yang akan datang.
6 Langkah Membuat Job Analysis yang Efektif
6. Menyesuaikan budget
Jika perusahaan sudah memiliki budget tertentu untuk rekrutmen karyawan dan upah karyawan baru, maka budget ini perlu Anda perhatikan ketika menyusun manpower planning.
Cara Menghitung Cost per Hire dalam Rekrutmen
7. Evaluasi
Setelah melakukan semua tahapan sebelumnya Anda harus melakukan evaluasi efektivitas perencanaan sumber daya manusia yang sudah dijalankan. Sehingga didapatkan hasil apakah perencanaan sudah baik atau perlu ditingkatkan lagi.
Metode Rekrutmen yang Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan
Perhatikan Juga: Manpower Gap!
Saat membuat perencanaan, tentu ada kemungkinan hasilnya bisa berbeda dengan yang sudah direncanakan dan menimbulkan gap. Perhatikan kondisi yang menjadi ciri-ciri adanya manpower gap ini:
- Vacant position
- Cost membengkak
- Produktivitas menurun
Saat terjadi manpower gap, maka diperlukan analisis dan pencarian solusi. Jika terjadi manpower gap yang signifikan maka perlu dilihat apakah perusahaan mengalami kelebihan SDM atau kekurangan SDM. Jika ternyata berlebihan, maka perlu dilakukan efisiensi. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan SDM maka perusahaan perlu menambah SDM.
Tetapi, jika manpower gap yang terjadi tidak terlalu signifikan maka perusahaan harus meningkatkan efektivitas dan produktivitas pegawai. Caranya dengan meninjau ulang dan menyusun ulang penempatan pegawai sesuai dengan pos-pos yang membutuhkan. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan pelatihan, upgrading, atau program-program lain yang dapat meningkatkan kualitas kerja pegawai.
Siapkan Leader Terbaik Anda Sekarang dengan Cara Ini
Simpulan
Berdasarkan penjelasan mengenai manpower planning, maka dapat disimpulkan bahwa dalam menyusun manpower planning, Anda harus melakukan berbagai analisa komprehensif yang juga melibatkan setiap lini perusahaan. Sehingga, hasil perencanaan benar-benar dapat sesuai dengan kebutuhan dan dapat meminimalisir terjadinya manpower gap.
Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!
Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:
-
Potensi Memasukkan Gen Z Ke Dalam Organisasi Anda
- Memahami Cara Menarik Kelompok Gen Z untuk Bergabung dengan Perusahaan
- 5 Cara Mengelola Gen Z agar Mereka Tidak Cepat Resign